Irvuz

Требования к оформлению управленческих решений

Оформление управленческого решения | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Требования к оформлению управленческих решений

В любой компании могут возникнуть спорные моменты как в части принятия ответственных решений, так и в части разрешения конфликтных ситуаций. В процессе хозяйственно-финансовой деятельности организаций постоянно встают вопросы, связанные с необходимостью выбора одного из нескольких возможных вариантов действий.

В итоге такого выбора появляется определенное решение. Но такое решение должен утвердить либо директор компании, либо ответственный руководитель. Однако от правильности оформления управленческих решений зависит и исполнение данного решения, и возложение ответственности за него. Именно особенностям оформления управленческих решений и будет посвящена наша статья.

Понятие и виды управленческих решений

Управленческое решение – это одноразовый акт воздействия субъекта управления на объект, устанавливающий программу работ, направленных на определение и реализацию конкретной цели, вытекающей из общих задач, стоящих перед управляемым объектом.

Вместе с тем, все управленческие решения нельзя «мести под одну гребенку»: все зависит от вопроса, стороны, принимающей решение, масштаба проблемы. Попробуем классифицировать управленческие решения и привести примеры документов, которыми они оформляются.

(См. Таблицу “Виды управленческих решений” во вложенных документах).

Вместе с тем, необходимо отметить, что данная градация является условной и коммерческие компании самостоятельно выбирают, каким образом будет оформляться управленческое решение. Но для правильного оформления управленческого решения потребуется соблюсти правила подготовки, согласования и утверждения.

Процесс разработки и оформления управленческого решения

Управленческие решения оформляются, как правило, распорядительными документами. Напомним, что Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

Но важно не просто правильно оформить, например, приказ, распоряжение или иной документ, а соблюсти процедуру его разработки. Дело в том, что если при подготовке управленческого решения не исследованы все данные, может быть принято неправильное решение, а ответственным может быть назначено лицо, которое не имеет никакого отношения к реализуемому проекту.

Приведем элементарный пример.

Компания решила начать строительство офисного здания. Но в проекте управленческого решения менеджер, печатая проект распоряжения, ошиблась в стоимостных характеристиках проекта.

Затем руководство принимает решение о строительстве нового офиса. Однако в результате оказалось, что данный проект не выгоден компании.

Но подобной ошибки можно было бы избежать, если бы специалист, ответственный за оформление документов, перепроверила данные.

Конечно, ответственность за качество подготовки проектов распорядительных документов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают, но ответственность за неправильно принятое управленческое решение может быть распределена солидарно между всеми сотрудниками. Например, сотрудникам могут быть не выплачены премии.

Алгоритм разработки управленческого решения

Итак, предлагаемый алгоритм разработки управленческого решения следующий.

  • Инициирование управленческого решения или обоснованность необходимости издания распорядительного документа.
  • Сбор и анализ информации по вопросу.
  • Подготовка проекта управленческого решения.

(См.пример проекта управленческого решения во вложенных документах).

  • Согласование проекта документа.
  • Доработка проекта распорядительного документа.
  • Принятие решения и (или) утверждение распорядительного документа.

Продолжим ранее рассмотренный пример. На основании принятого решения генеральный директор издает соответствующий приказ.

(См. пример приказа во вложенных документах).

Отдельные задания могут быть оформлены в виде приложений к приказу.

В этом случае принято делать отметку о наличии приложения после такого приказа, как это делается, например, в письме. Сведения о прилагаемых документах принято давать в тексте приказа. Приложения к приказу должно быть подписано его составителем.

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу этого приложения делается запись:

Для проведения аттестации работников организации

ПРИКАЗЫВАЮ

1. Утвердить график проведения аттестации (прилагается).

….

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.

), в его верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф согласования документа, например (“Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти” (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76):

Применительно к рассматриваемому примеру в качестве приложений могут выступать, например, проект договора, смета на выполнение соответствующих работ.

  • Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Однако какая-либо стадия принятия управленческого решения может просто отсутствовать. Это возможно, например, в случае когда руководитель единолично принимает какое-то решение, а лицо, ответственное за делопроизводство, оформляет данное решение. Это может быть приказ, распоряжение, меморандум, решение или иное управленческое решение.

При этом следует отметить, что в управленческих решениях недопустимо превышение полномочий руководителем.

Например, указанное выше управленческое решение не может содержать в качестве мер штрафные санкции, лишение заработной платы или увольнение сотрудника.

Рекомендации по оформлению управленческих решений

Для того чтобы правильно оформить управленческое решение, следует определить круг вопросов, входящих в данное решение. Но надо учесть, что если круг вопросов постоянно меняется или принимается множество решений по одному и тому же вопросу, которые не исполняются, решение не будет эффективным.

Поэтому при оформлении решения, при выработке самого решения и при контроле его исполнения нужно вести базу и отслеживать ход исполнения решения.

При составлении управленческого решения необходимо:

  • увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
  • излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности другого толкования;
  • указывать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
  • обеспечивать юридически правильное написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предприятий, организаций и учреждений;
  • указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением управленческого решения;
  • соблюдать сроки подготовки управленческого решения, установленные руководством организации;
  • указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.

В качестве рекомендуемых реквизитов управленческого решения можно назвать следующие:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • место составления или издания документа;
  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • отметка о наличии приложения;
  • подпись;
  • гриф согласования документа;
  • визы согласования документа;
  • отметка об исполнителе;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

В тексте нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования организаций, структурных подразделений, должностей. Недопустимо применение разных терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания.

Управленческое решение должно кратким и четким. Вместе с тем, в управленческом решении должны отсутствовать случаи превышения полномочий.

Так, бухгалтерия не может дать указание юристам, а генеральный директор не может принять решение об увольнении сотрудника при малейшей оплошности.

В то же время важно довести управленческое решение до исполнителей. Ведь если исполнители не знакомы с решением руководства, то и принимать к сведению они ничего не будут.

При этом важно не только принять управленческое решение и ознакомить с ним исполнителей. Некоторые управленческие решения могут породить негативные последствия.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210409-qqe-16-m5-oformlenie-upravlencheskogo-resheniya

Требования к управленческим решениям

Требования к оформлению управленческих решений

Валентин Николаевич Koдин, доцент кафедры практической психологии Вологодского государственного педагогического университета.

Каковы требования, с помощью которых можно обеспечить высокое качество решения? Можно назвать следующие их признаки: упреждающая разработка решения, целевая программированность, комплексность содержания, обоснованность намечаемых мер, законность, логичность, ясность изложения, гибкость требований к исполнителям, своевременность введения решения в действие, эффективность достижения результата. Все они тесно взаимосвязаны, и потому нарушение любого из них ведет к резкому снижению качества решения, серьезным затруднениям в достижении поставленной цели.

1. Упреждающая разработка решений

Выражение «руководить — значит предвидеть» означает умение приступать к выработке решений заранее, когда есть время на глубокое их обдумывание и подготовку достаточных средств для реализации. Любое быстро принятое удачное решение всегда является плодом предварительно проведенного обдумывания, основательной подготовки.

К сожалению, предвидение и предусмотрительность проявляются у нас далеко не всегда. Чаще всего решения запаздывают, принимаются в условиях уже начавшихся событий, не оставляющих времени на раздумья и подготовку реализации.

Поэтому жизненно необходимым и приоритетным принципом управления должно стать правило действовать на опережение на основе прогнозирования развития ситуации и непрерывного планирования предпринимаемых действий, не допуская обострения существующих проблем.

Опоздание с разработкой решения ведет к тому, что обоснованной программы действий в нужный момент не оказывается, поэтому приходится поступать не лучшим образом.

Работу над большими решениями важно начинать заранее. Здесь требуется обязательное предвидение, упреждение событий, чтобы развитие ситуации не выходило из-под контроля, не заставало врасплох.

Следует так организовать работу, чтобы продумывание и подготовка решения шли заранее, принятие решения происходило накануне событий, а реализация начиналась сразу же с наступлением событий.

2. Целевая программированность решений

Высокое качество решения определяется четкостью его содержания, когда точно определена цель, намечены к эффективному использованию имеющиеся средства и составлена последовательность предпринимаемых действий по ее достижению. В управлении наиболее полным выражением решения выступает целевая программа, которая хорошо ориентирует исполнителей в предстоящей деятельности.

Одним из коренных пороков управления советских времен являлось формально-показушное отношение к подготовке важных решений.

Вариант достижения цели обычно недодумывался до конца, до четкого определения последовательности и взаимосвязи предпринимаемых действий, конечных результатов и их возможных последствий.

Недостаточное внимание уделялось учету действия неблагоприятных условий, предусмотрению дополнительных затрат и планированию необходимых мероприятий на их преодоление.

Программирование управленческих решений преодолевает это распыление сил и действий исполнителей, концентрирует внимание на механизме достижения общего конечного результата, программной цели — обеспечения высокого качества жизни населения.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Логистические стратегии компании в примерах

3. Комплексность содержания решения

Характерной чертой многих принимаемых в управленческой практике решений является фрагментарность намечаемых мероприятий и несвязанность предпринимаемых действий. В работе над крупными решениями обязателен системный подход, рассматривающий решение как систему, т.е. совокупность взаимосвязанных элементов, образующих единое целое.

В любой системе складываются тесные связи между составляющими ее элементами, которые порождают дополнительные общесистемные свойства. Системность содержания решения порождает такие свойства, которые значительно повышают его надежность, а также своевременность и эффективность реализации намеченного.

Так, для достижения цели обеспечения высокого качества жизни населения выделяют пять подцелей (подпрограммы), определяющих стратегические направления деятельности государственных и муниципальных органов:

  1. экономическое направление: производственные, материально-технические, финансовые и другие мероприятия, а главное — обеспечение платежеспособности населения как внутреннего инвестора;
  2. социальное направление: экологические и производственно-бытовые мероприятия, а также достойная оплата труда, обеспечение социальных гарантий и т.д.;
  3. политико-управленческое направление: политико-организационные мероприятия, рационализация управленческих процессов, подготовка и подбор кадров профессионально подготовленных управленцев и т.д.;
  4. правовое направление: обеспечение правовых гарантий гражданам;
  5. интеллектуальное направление: развитие науки, мероприятия информационно-разъяснительного, воспитательного, научно-методического характера и др.

При этом каждая подпрограмма содержит комплекс задач и систему практических мероприятий по достижению общей стратегической цели.

В свою очередь мероприятия в программе подразделяются на последовательные, взаимосвязанные и разнообразные операции и действия, выражающиеся в конкретных заданиях конкретным исполнителям (имеющим различные профессии и специальности) с закрепленными за ними обязанностями, правами, полномочиями и ресурсами (организационными, кадровыми, материально-техническими и финансовыми).

Таким образом, комплексное содержание решения представляет собой не просто множество разнонаправленных мероприятий, а цельное их единство и взаимодействие с выделением ведущих и ранжированием других.

В производстве, например, комплексное решение охватывает работу не только основных цехов, но также и обеспечивающих подразделений.

Так, для надежного решения проблемы общественного транспорта следует заботиться не только об увеличении подвижного состава, но и о состоянии ремонтной базы и путей движения, о социальных проблемах предприятия, связанных с повседневными заботами работников, о подготовке высококвалифицированных кадров и т.д.

Управленческие решения по причине своей высокой сложности и ответственности, разносторонности содержания и дороговизны затрат на реализацию требуют предварительной проверки на прочность с помощью процедур обоснования.

4. Обоснованность решений

Обоснование решения предполагает определение и указание на то, что оно основано на истинном знании назревших (а не надуманных) потребностей, опирается на необходимые и достаточные средства, учитывает сложившиеся условия ситуации и возможную динамику их изменений, предусматривает использование лучшего варианта действий, имеет необходимые резервы. Оно обеспечивает полезность, выполнимость и эффективность получения нужного результата. Тем самым обоснование решения гарантирует его действительную необходимость и реализуемость, предотвращает его отмену, невыполнение или неполную реализацию.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Брейнсторминг: креативное мышление и генерация идей

Глубокая обоснованность решений предполагает и предусмотрение необходимого риска, когда результат не является гарантированным. Правда, любой риск должен быть хорошо просчитан, заранее обеспечен необходимыми резервами. Методология анализа риска дает возможность при принятии решений рассматривать варианты решений с учетом их выгоды, эффективности, затрат на реализацию, степени риска.

5. Логичность содержания решений

Логичность содержания решения предполагает его внутреннюю и внешнюю взаимоувязку, согласованность с ранее принятыми решениями по вертикали и горизонтали управления.

Внутренняя взаимоувязка означает, что все пункты решения соотносятся друг с другом, вытекают друг из друга, не противоречат друг другу. Этим обеспечивается и соблюдение пропорций содержания решения, когда все его компоненты соответствуют друг другу по своему весу и целевой направленности.

Предусмотренные в решении средства должны полностью соответствовать цене разрешаемой проблемы и условиям существующей обстановки, а применяемые способы и последовательность действий должны быть соразмерны удовлетворению данной потребности.

Внешняя взаимоувязка означает, что решение соответствует предыдущим и не противоречит им. Если такое противоречие есть, оно обязательно должно быть оговорено с указанием тех ранее принятых решений, которые должны быть отменены.

К сожалению, множество противоречий присуще даже федеральным законам, когда многие из них не соответствуют друг другу. Более того, в одном законе находятся взаимоисключающие тезисы. Последствия такого брака выливаются в неразбериху и произвол при толковании законов.

6. Ясность выражений в решениях

К логичности решения близко примыкает и ясность его изложения, которое позволяет избегать разночтений, различного толкования одних и тех же его пунктов.

Туманные формулировки и недоговоренности свидетельствуют либо о непродуманности решения, либо о некомпетентности человека, его принявшего. Нельзя допускать, чтобы по существующим нормативным актам одни и те же действия человека можно было бы трактовать совершенно по-разному.

Особенно важно применять точные и однозначные понятия, давать четкие определения сложным понятиям и устанавливать смысловые связи между словами, по возможности избегать омонимов или оговаривать их понимание, поскольку они имеют одинаковое написание, но сильно различаются по смыслу, что может вводить в заблуждение исполнителей.

7. Гибкость требований к исполнителям

Решение предполагает эластичность содержания, оптимальное для достижения цели сочетание жесткости и гибкости, предоставление исполнителям в определенных рамках необходимого простора для инициативы и самостоятельности при текущих изменениях обстановки, возможности корректировки некоторых моментов решения при неуклонном соблюдении своевременности и точности его выполнения.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  TQM: 14 базовых положений менеджмента на основе качества

Одна лишь жесткость решения означает требование к исполнителям действовать только так и никак иначе, что полностью связывает им руки, не дает возможности для проявления творческой инициативы и находчивости.

Жесткой в решении должна быть только содержащаяся в нем цель (если вносятся изменения в цель, то меняется и само решение), процесс же достижения цели должен быть достаточно гибким, учитывать изменения ситуации, конкретные возможности использования средств и потенциала исполнителей.

8. Своевременность введения решений в действие

Своевременность введения решения в действие означает точный выбор момента его принятия и начала реализации — без опозданий и забегания вперед.

Забегание вперед делает введение решения в действие преждевременным и потому неосуществимым, когда для его реализации еще не возникла необходимость и не созрели соответствующие условия. Опоздание с началом реализации решения делает его ошибочным, а потому ненужным, потерявшим актуальность и даже наносящим вред.

Наиболее полное соблюдение требований к управленческим решениям приводит их к высокому уровню социально-экономической эффективности.

9. Эффективность решений

Эффективность решения означает выбор такого варианта действий, который ведет к надежному, своевременному и полному достижению намеченного результата при меньших затратах или к получению максимального результата при заданных затратах.

Здесь принимается во внимание соотношение намеченного полезного результата и планируемых затрат, полнота отдачи от используемых ресурсов, высокая степень использования возможностей средств для получения намеченного результата при минимуме отрицательных последствий, снижающих его ценность.

Требование эффективности решения нацеливает исполнителей на умение считать, сопоставлять получаемый результат со всеми видами затрат — материальных, финансовых и др., чтобы намеченное удовлетворение потребностей людей обеспечивалось наиболее полно и при меньшем расходовании сил, времени, средств.

Таковы необходимые требования к управленческим решениям.

Научитесь принимать лучшие управленческие решения изучив курс «Стратегический менеджмент»:

Стратегический менеджмент: практический интерактивный дистанционный курс

Источник: http://www.elitarium.ru/prinyatie-reshenij-rezultat-realizaciya-ispolnitel-dostizhenie-zatraty-ehffektivnost-vozmozhnost-trebovanie-kachestvo-risk-upravlenie/

ovdmitjb

Add comment