Irvuz

Работа с деловой корреспонденцией

Деловая корреспонденция

Работа с деловой корреспонденцией

d Деловая корреспонденция

2006 год

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

1. Общая характеристика деловой корреспонденции 4

1.1. История формирования деловых документов на Руси 4

1.2. Понятие деловой корреспонденции 7

2. Особенности делового письма в условиях унификации 11

2.1. Правила оформления и реквизиты делового письма 11

2.2. Классификация деловых писем 15

Заключение 25

Список использованной литературы 26

Введение

Деловая корреспонденция очень многообразна. Она обладает рядом отличительных признаков, которые характеризуют их как документы. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые модели, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официальный посланий.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., – объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации.

Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем.

Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним.

В настоящее время лингвисты, а также люди, работа которых непосредственно связана с деловой перепиской считают, что с деловым письменным общением в стране сложилась очень печальная ситуация, поскольку в нашем обществе вообще не принято пользоваться деловым письмом как инструментом.

Актуальность данной темы заключается в том, что деловая корреспонденция является важным средством обмена информацией и оперативного управления, разнообразными процессами деятельности предприятий, организаций и учреждений, а также каналом связи с внешним миром, поскольку, например, через деловые письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, сопровождаются материальные ценности в пути и т.д.

Цель: раскрыть особенности деловой корреспонденции. Задачи:

– дать общую характеристику деловой корреспонденции, т.е. раскрыть историю формирования деловых документов на Руси и дать понятие деловой корреспонденции;

– рассмотреть особенности делового письма в условиях унификации – правила оформления и реквизиты делового письма, а также провести классификацию деловых писем.

1.1. История формирования деловых документов на Руси

Деловые документы появились на Руси после введения в Х в. письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров русских с греками: в  907 г. Олегом, в 911 г. им же, в 945 г. Игорем, в 972 г. Светославом.

Первый  договор. В 907 г.  Олег  пошел  на  греков, собравши  множество  воряг, славян (ильменских), чуди, кривичей, полян, северян, древлян, родимичей, хорватов, дулебов и тиверцев.

Дойдя до Константинополя, он  заставил  греков  заплатить  единовременный выкуп по числу его воинов и затем, несколько отступив от города, заключил  мир  с царями Львом  и  Александром  через  посредство пяти своих послов.

Главные  пункты  договора  заключались в следующих  обязательствах  греков:  1) платить  дань русским на каждый из старших городов, в которых сидели князья – подручники  Олега (Киев, Чернигов, Переяславль, Полоцк, Ростов, Любеч и др.

); 2) давать корм тем  русским, которые приходят в Византию, а гостям – русским  месячное  содержание. Греки  только  прибавили необходимую оговорку, чтобы русские, приходящие в Византию, не  разбойничали на улицах и в окрестностях Византии1.

Бедное содержание договора 907 г. казалось, однако, на первых порах  достаточным; но в следующие годы сами греки должны были внушить русским мысль о  необходимости  более  подробных условий, и  в  911 г. был  заключен второй договор в Византии через послов Олега.

Этот договор гораздо богаче первого юридическим содержанием; он касается отношений (уголовных и гражданских) между греками и русскими, находившимися в Византии, международных обязательств русских возвращать имущество греков, потерпевших кораблекрушение, взаимного выкупа, и возвращения в отечество рабов пленников. В 945 г.

был  заключен новый, третий  договор с греками, в  который  включены статьи из договоров 907 и 911 г.г. с некоторыми  изменениями не в пользу  русских и с добавлением о пограничных странах. В  войне 971 г.

Святослав был побежден греками и заключил договор (четвертый), дошедший до нас так же в полном виде, но весьма бедный содержанием (ограничивается только клятвой Святослава быть в вечном мире с греками).

Таким образом, перечисленные договоры, не устанавливая норм для  отечественного русского права, имеют важное значение для внутренней истории  источников русского права: под  влиянием  народа  высшей  культуры  русские в первый раз пробуют выразить нормы своего права в объективной (письменной) форме и потом  сделать их для себя обязательными по силе внешнего принуждения и клятвы.

А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» — оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии в то время.

В языке «Русской правды» уже можно выделить особенности словоупотребления и организации речи, которые относятся к характерным чертам делового стиля.

Это высокая терминологичность, преобладание сочинения над подчинением в сложных предложениях, наличие сложных конструкций с сочинительными союзами «а», «и», «да», «же», а также бессоюзных цепочек.

Из всех видов сложноподчиненных предложений наиболее широко употребляются конструкции с придаточным условным (с союзом аще — если): «Аще будет свободный человек убит 10 гривен серебра за голову». «Аще кто купець купцю даст в куплю куны, то купцю пред послухи кун не имати, послухи ему на надобе. Но ити ему самому роте, аще ся начнет запирати».

Перевод: «Если будет свободный человек убит, плата — 10 гривен за голову». «Если же купец купцу даст деньги для торговли, то ему для возвращения долга свидетели заключения сделки не нужны, а для получения долга, если должник начнет отпираться, достаточно принести клятву»2.

В «Русской правде» уже употребляются термины, свидетельствующие о развитии правовых отношений в Древней Руси: голова (убитый), головникь (убийца), послухь (свидетель), вира (штраф), добытьк (имущество), вено вотское (выкуп за невесту), куна (деньги). Юридические термины представляют важнейший лексический пласт языка древних документов.

После «Русской правды» древнейшим документом считается «Грамота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года». Начальная формула этой грамоты «Се азъ» …

(«вот я») становится с этого времени обязательным элементом (реквизитом) древнерусских грамот: «Се азъ князь великий Всеволод дал есмь святому Георгию (Юрьеву монастырю) Терпугский погост Ляховичи с землею, и с людьми, и с коньми, и лес, и борти, и ловища на ловати…

» (из «Грамоты великого князя Всеволода Мстиславовича Юрьеву монастырю 1125-1137 годов»).

Заканчиваются грамоты специальной формулой, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей подписью: «К сей даной аз Сава печать приложил. А послух (свидетель) даной мой духовный протопоп светлого Архангела Федор Фомин. А даную писал человек мой Игнат Мосеев» (Данная грамота С.Д. Сюзова Нижегородскому Благовещенскому монастырю).

С XV в. сведение о том, кто писал текст, становится нормой, а с XVII-XVIII вв. — обязательным реквизитом делового письма. Государственно-приказный язык XV-XVII вв.

при всей лексической пестроте — это более нормированный, эталонный язык, чем живая разговорная речь.

Он вводит в обиход ряд приказных формул, становящихся штампами и канцеляризмами (взять на поруки, сия дана в том, дать очную ставку, быть в опале, отдать под суд, учинить расправу и т.п.).

Документов становилось все больше. Обширное делопроизводство допетровской Руси потребовало выработки единых подходов к оформлению и обработке документов. Процесс унификации языка документов, начавшийся еще в Киевской Руси, получил свое дальнейшее развитие.

А в «Генеральном регламенте» петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования. «Генеральные формуляры», т.е.

формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования и самонаименования.

Лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т.п.) и терминов.

В XIX в., когда формирование кодифицированного литературного языка в основном завершается, начинают активно формироваться функциональные его разновидности — стили.

Документы служебной переписки получили в XIX в. широчайшее распространение и в количественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов.

Они писались на служебных бланках, включали определенный набор реквизитов.

Принятие в 1811 г. «Общего учреждения министерств» закрепляет в качестве государственной формы процесс унификации языка деловых бумаг.

Активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально-логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие (превалирование именительного и родительного падежей), стандартизация.

В результате реформы делопроизводства (правил оформления документации) возникла необходимость реформы канцелярского стиля, что стало осмысляться как задача государственной важности.

В XX в. унификация документов принимает необратимый характер. Были разработаны новые правила ведения служебной документации: в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е годы началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появляются трафаретные тексты.

Новую эпоху в процессе стандартизации открыла машинная обработка и компьютеризация делопроизводства.

1.2. Понятие деловой корреспонденции

Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

К деловой корреспонденции можно отнести доклад, отчет, справка, сводка, служебное и сопроводительное письма и т.д. Их разновидности: письмо-запрос, письмо-напоминание, просьба, извещение, а также телеграмма, телефонограмма. Деловое письмо – одно из средств обмена информацией и оперативного управления разнообразными процессами деятельности организаций и учреждений.

При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает типовые задачи. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые модели, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания.

Языковая модель выражает то или иное речевое действие и состоит, как правило, из двух частей – мотивации действия и собственно речевого действия. Например:

В порядке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое действие) Вас…

Согласно Вашей заявке (мотивация) высылаем (речевое действие) …

Инициатору общения необходимо только поставить цель, которая и определит выбор языковой модели и функциональный тип деловой бумаги (таблица 1.1).

Таблица 1.1

Цель, языковая модель и функциональный тип деловой корреспонденции

Цель Тип деловойкорреспонденции Языковые модели
Информирование Служебная записка   Сопроводительное письмо  Письмо-сообщение и т.д. Довожу до Вашего сведения …   Высылаем запрошенные Вами…   Извещаем Вас о том, что…   Информируем Вас о том, что…   Сообщаем, что…  Уведомляем, что…
Побуждение Приказ   Распоряжение  Указание и т.д. Назначить расследование по факту…   Ввести в эксплуатацию…   Изыскать дополнительные возможности для…  Обязываю всех начальников отделов предприятия …
Придание юридического статуса чему-либо Договор (Наименования сторон)   Заключили настоящий договор о нижеследующем…   Настоящий договор составлен в том, что…  Организация в лице администрации обязуется…
Доверенность Я, нижеподписавшийся, … доверяю…   …настоящей доверенностью уполномочиваю …
Справка Дана … в том, что…действительно работает…
Инициирование, поддержание отношений Гарантийное письмо Гарантируем, что…   Фирма … гарантирует…
Письмо-просьба Просим Вас…   Убедительно прошу Вас решить вопрос…   Нам хотелось бы привлечь вас…  Сообщите нам, пожалуйста …
Выражение предупреждения, требования, отказа Письмо-приглашение и т.д. Примите наше приглашение…   Позвольте пригласить Вас…  Мы будем весьма признательны за участие в …
Письмо-напоминание Напоминаем, что…   Вторично ставим Вас в известность…
Письмо-требование (рекламация) Мы предъявляем претензию к (качеству товара)   Мы официально заявляем Вам рекламацию на…
Письмо-ответ Ваше предложение отклонено по следующим причинам…   К сожалению, мы не можем положительно откликнуться на Ваше предложение о …

Источник: http://student.zoomru.ru/delo/delovaya-korrespondenciya/231856.1817739.s1.html

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Работа с деловой корреспонденцией

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции.

Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей.

Решение имеет смысл использовать в случаях, когда компания не использует рекомендации ГСДОУ для ведения делопроизводства и штатный модуль «Классическое делопроизводство» является функционально избыточным, а его модификация трудозатратной.

Описание решения

Техническое решение «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» позволяет автоматизировать следующие задачи:

  • Регистрация в реестре входящей и исходящей корреспонденции
  • Контроль получения входящей корреспонденции адресатом
  • Согласование исходящих отправок
  • Формирование списка отправлений по форме Почты России

Техническое решение основано на базовых возможностях системы DIRECTUM, реализованных в модулях “Управление электронными документами” и “Управление деловыми процессами”.

Перед началом работы

Для работы с корреспонденцией в первую очередь пользователю необходимо задать пароль.

Этот пароль будет закреплён за пользователем для идентификации при получении, отправке и возврате корреспонденции, но при необходимости он сможет его сменить, снова запустив сценарий со своего компьютера.

Работа с входящей корреспонденцией

На первом этапе, сотрудник, отвечающий за регистрацию входящей корреспонденции (например, секретарь приемной), в справочнике «Входящая корреспонденция» создает новую запись.

В качестве адресата есть возможность указать: работника, подразделение, бизнес-юнит или установить «Неизвестно», если адресата невозможно определить, не распечатывая конверт. В качестве отправителя: частное лицо, организацию, неизвестного адресата.

При сохранении новой записи ей присваивается рег. номер. Записи устанавливается статус «Зарегистрирован».

Входящая корреспонденция

По кнопке «Штрихкод» печатает штрихкод и наклеивает на входящий документ.

Если в течение 5-ти дней (для срочных – 2 дня) входящий документ не будет извлечен, то уведомление о необходимости получить почту придет адресату (если адресат – работник), ассистенту отдела (если адресат – подразделение), всем ассистентам отдела (если адресат бизнес-юнит или неизвестен).

При получении входящей корреспонденции работник приходит к ответственному за регистрацию лицу. Для регистрации факта получения письма необходимо на ноутбуке, который расположен на месте регистрации/ресепшене, зайти по ярлыку, расположенному на рабочем столе.

Ярлык на рабочем столе

Программа попросит работника идентифицироваться (он вводит свой логин и заданный ранее пароль для работы с корреспонденцией). Выбирает режим работы. В данном случае выбирает «Получение входящей».

Далее при помощи сканера Штрихкодов, который также расположен на на месте регистрации/ресепшене, считывает ШК с конвертов и нажимает кнопку «Получить».

Карточка “Работа с корреспонденцией”

После получения корреспонденции в карточке соответствующих записей устанавливается пользователь, который извлек письмо, дата извлечения и статус «Извлечен».

При необходимости, придя на рабочее место работник может дополнить регистрационную карточку входящего письма. Если оказалось, что письмо адресовано не ему, он может вернуть письмо отв.

лицу, при этом в карточке записи очистится поле «Получил» и установится статус «Возвращен».

Перейдя на вкладку «Опись» можно внести опись содержимого письма. Нажав кнопку «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника. По кнопке «Задачи» выводятся все задачи, в которые вложена данная запись справочника.

В справочнике «Входящая корреспонденция» всегда можно отследить когда, от какой организации, каким образом были получены письма, кто и когда их получил, а также, что было в этих письмах.

Работа с исходящей корреспонденцией

Инициатор создает регистрационную карточку в справочнике «Исходящая корреспонденция» на каждое отправление.

Карточка содержит следующую информацию: отправитель, Центр-затрат, Способ отправки, стоимость отправки, Адресат, Рег.номер и дата.

В описи можно описать содержимое отправки, а по кнопке «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника.

Сохранив регистрационную карточку исходящего письма необходимо распечатать штрихкод по кнопке «Штрихкод» и наклеить на конверт. По кнопке «Адрес» можно распечатать адрес получателя, предварительно скорректировав данные (адрес формируется из почтового адреса получателя и заполненных полей «Кому»).

При отправке курьерской службой необходимо отправить карточку на согласование, нажав кнопку «На согласование». При этом откроется диалоговое окно с параметрами маршрута. Для каждого центра затрат он индивидуальный (настраивается в справочнике «Центры затрат»). Пользователь может убрать или добавить исполнителей, которые согласовывают экспресс-отправку.

Параметры маршрута “Согласование исходящей корреспонденции”

Будет отправлена задача на согласование отправки. После утверждения инициатору придет уведомление об утверждении. Если отправка не согласована, то при передаче письма секретарю появится сообщение об ошибке.

При передачи исходящей корреспонденции отв.

лицу необходимо на компьютере на месте регистрации/ресепшене зайти по ярлыку «Получение, отправка и возврат корреспоненции» под своими учетными данными (логин пользователя и пароль, заданный ранее для работы с корреспонденцией) в режиме «Передача исходящей». Считать штрихкоды отправок и нажать «Отправить». При этом автоматически в карточке отправок будет зафиксировано: пользователь, передавший документ, дата передачи и изменен статус на «На отправке».

Работа с корреспонденцией

В справочнике «Исходящая корреспонденция» всегда можно отследить кто, когда, какой организации, каким образом отправлял письма.

Ответственный за отправку сотрудник (например, секретарь приемной) для отправок по Почте России формирует отчет «Список отправлений по форме Почты России» и фиксирует факт отправки с помощью сценария «Перевод корреспонденции в статус отправлено». Отв.

сотрудник имеет возможность зафиксировать в факт получения оправления Адресатом, а также факт возврата отправлений (по кнопкам из карточки отправки).

Отчет «Список отправлений по форме Почты России»

Права на работу с корреспонденцией

В решении «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» предусмотрены разные виды прав на поля рег. карточек. Права зависят от статуса корреспонденции и текущего пользователя.

Для входящей корреспонденции права разграничиваются для секретаря приемной, ассистентов отделов, адресата и остальных пользователей.

Для исходящей корреспонденции: для секретаря приемной, ассистентов отделов, отправителя и остальных пользователей.

При этом, если установлен признак конфиденциальности письма, то опись и документы смогут увидеть только Адресат (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для вх. корреспонденции), Отправитель (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для исх. корреспонденции).

Заключение

Внедрение технического решения позволяет автоматизировать процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции на предприятии. Как следствие происходит:

  • экономия ручного труда секретаря и всех отправителей;
  • обеспечение быстрого и удобного поиска по всем входящим/исходящим отправлениям;
  • разграничение прав доступа к корреспонденции;
  • безопасная работа с конфиденциальными отправлениями;
  • упорядоченное хранение информации по всем отправкам.

Источник: https://www.directum.ru/solution/5335446

ovdmitjb

Add comment