Irvuz

Положение о структурных подразделениях

Содержание

Образец Положения о структурном подразделении

Положение о структурных подразделениях

Обязательно ли Положение о структурном подразделении? Кто и как его разрабатывает и есть ли нюансы в оформлении? Читайте в нашей статье, скачайте образец документа

Обязательно ли составлять Положение о структурных подразделениях

Положение о структурных подразделениях необходимо, если фирма открывает свое представительство или филиал. В обоих случаях это обособленные подразделения юридического лица, находящиеся в отдельном месте.

Первое, как следует из названия, представляет перед третьими лицами интересы основного офиса. Это же входит в функции филиала, но, в отличие от представительства, он может реализовывать дополнительные иные задачи.

Несмотря на то, что филиал/представительство не оформляются как отдельные юридические лица, Гражданский кодекс устанавливает для них требование действовать на основании утвержденных Положений (ст. 55 ГК). Таким образом, положение о структурном подразделении это локальный нормативный акт, регламентирующий основные вопросы создания, функционирования и существования подразделения.

А для отдела или департамента, цеха или службы этот документ необязателен, но желателен.

Несмотря на то, что такие структурные единицы не являются самостоятельными юрлицами и не обособлены от головной фирмы, Положение оптимизирует управление. А значит, работа будет более эффективной.

Нежелательно допустить самостоятельное создание нескольких Положений внутри организации – скорее всего, они будут разработаны непрофессионально, противоречить друг другу.

Разработка Положения о структурном подразделении

Кто разрабатывает Положение – напрямую зависит от вида подразделения. Для филиалов и представительств ООО необходимо предварительно созвать общее собрание участников. Решение о создании нормативного акта должно быть принято кворумом как минимум в 2/3 (Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ)

Для простых структурных подразделений достаточно решения руководителя, выраженного в письменном распоряжении. Исключение – если порядок создания Положения заранее обозначен в Уставе фирмы, тогда надо следовать ему.

Непосредственно созданием текста документа обычно занимается инженер по организации управления производством, либо специалист по работе с персоналом или кадровик. Как консультанты, в работе над Положением участвуют обязательно юристы.

Общее руководство возлагается на одного из заместителей руководителя (обычно по работе с персоналом).

Подход к разработке Положения не должен быть формальным. Мы советуем воспользоваться таким алгоритмом:

Шаг 1. Составьте перечень задач и функций нового структурного подразделения. Он должен быть подробным, точным. Распределите их по направлениям работы. Для удобства можно воспользоваться профстандартами, Квалификационным справочником должностей.

Шаг 2. Вычислите количество необходимого персонала, а также численность управленцев. Оптимальной считается, когда на одного мелкого непосредственного руководителя приходится 8-10 подчиненных. Оцените возможности контроля. При необходимости сформируйте дополнительные внутренние структуры (отделы, участки, службы и т.п.).

Шаг 3. Определите место нового отдела, цеха внутри существующей организации, опишите схемы взаимодействия. Убедитесь, что нет дублирующих функций и должностей. На этом шаге предварительная часть работы закончена.

Шаг 4. Составьте Положение о структурном подразделении, воспользовавшись образцом, который можно скачать в нашей статье.

Шаг 5. Передайте его на согласование. Внимательно отнеситесь ко всем замечаниям и предложениям: только учет чужих мнений позволит сделать документ действительно объективным и эффективным. Если возникнут принципиальные разногласия, целесообразно собрать согласительную комиссию.

Шаг 6. Получите одобрение юристов организации. Они должны досконально проверить текст на предмет соответствия актуальному законодательству.

Шаг 7. Готовый документ передайте на утверждение руководителю.

Процесс создания и согласования Положения небыстрый, так как в него вовлечено большое количество участников. Предусмотрите это при планировании жизни организации.

Структура Положения

Установленного единого образца для Положения нет, поэтому оно составляется в свободной форме, по аналогии с подобными документами. Допустимы и даже желательны схемы (инфографика): они помогают доходчиво объяснить нужные сведения.

Главное – избежать дублирования данных из прочих нормативных документах, вносить в Положение только то, что имеет отношение к управлению структурным подразделением. Например, при описании функций руководителя отдела не надо копировать его должностную инструкцию полностью, а дать на нее ссылку. Структура нормативного акта обычно выглядит так:

1.Общие положения. В нем описывается место подразделения внутри предприятия, возможное вхождение в более крупную единицу, уровень подчиненности. Тут же описывается порядок создания и ликвидации, слияния или преобразования.

Обязательно укажите перечень нормативных документов, на основании которых составляются общие положения. Например, для информационного отдела это, помимо внутренних локальных нормативных актов, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Можно указать местонахождение отдела или цеха.

Иногда в этот же раздел вносят глоссарий – расшифровку терминов, которые будут употребляться дальше в тексте.

2.Структура и штатная численность подразделения.Оно может иметь собственную внутреннюю структуру, в том числе временную. Она описывается в данном разделе. Также необходимо зафиксировать особенности подчинения: порядок назначения, функционирования и замещения начальника отдела, например.

► Пять локальных актов, без которых вам не обойтись в 2019 году

3.Основные задачи и функции.Никакая служба не может создаваться без цели, просто потому что «так надо». Хороший генеральный директор всегда осознает, каким может быть идеальный результат и донесет до подчиненных его и способы его достижения.

Все цели, поставленные перед структурным подразделением, должны быть достижимыми, точными, конкретными. Главное – находиться в одном русле с целями всего предприятия.

То же относится к задачам и функциям: они должны быть подробно и недвусмысленно зафиксированы в нормативном документе.

4.Права и ответственность.Данный раздел посвящен описанию прав и ответственности, связанными именно со структурным подразделением. Обычно точно фиксируется ответственность руководителя, а про персонал делается отсылка к должностным инструкциям.

Помните, что работодатель вправе привлекать исключительно к дисциплинарной (замечание, выговор, увольнение) и материальной ответственностям. А административные и уголовные правонарушения наказываются на основании законодательства надзорными органами.

5.Регламент взаимодействия с прочими подразделениями фирмы.Обратите внимание: речь идет не о сотрудничестве отдельных работников, а о связи именно подразделений. Принципиально важно, чтобы отображение этой информации было по возможности зеркальным, то есть имелось во всех Положениях по предприятию.

Если написано, что цех А транспортирует готовую продукцию на склад Б, в Положении склада Б должно быть зафиксировано, что он принимает продукцию от цеха А. В акт вносятся только постоянные, а не временные связи. Они могут быть совместными, встречными, согласованными, односторонними.

Если Положение создается для филиала, мы рекомендуем внести в него сведения о правовом статусе, имуществе, управлении и бухучете, финансово-хозяйственной деятельности.

Также целесообразно предусмотреть ситуацию, когда подразделение ликвидируется, порядок внесения возможных изменений и т.п. Обычно эти вопросы выносятся в заключительный раздел.

Как оформить Положение

Как мы уже сообщили, Положение оформляется в произвольном виде. Обязательные данные, которые должны быть в нем:

1. Точное наименование организации-автора . Сверьте его с учредительными документами, Уставом. Сокращенное название, если оно закреплено нормативно, укажите на строку ниже полного, в скобках.

2. Гриф утверждения. Он выглядит так:

  • Первая строка – УТВЕРЖДАЮ (без кавычек).
  • Вторая строка – должность, фамилия и инициалы должностного лица.
  • Третья – подпись.
  • Четвертая – дата проставления подписи.

Если Положение утверждается одновременно с созданием структурного подразделения, целесообразно делать это одним приказом. Тогда гриф будет немного другим:

  • Первая строка – УТВЕРЖДЕНО.
  • Вторая – название распоряжения. Оно пишется в именительном падеже.
  • Третья – регистрационный номер документа и дата издания.
  • Наименование структурного подразделения.

Скачать бланк >>>
Скачать образец >>>

Выбор вида и названия напрямую зависит от штатной численности и направления деятельности. Например, на предприятиях федерального подчинения “управление” не может иметь меньше 20 человек персонала, “отдел” – от 10, “отделение” – от 2.

Если в фирме больше 700 человек, служба охраны труда от 6 человек будет называться “отделом”, от 3 до 5 – “бюро”. В целом, коммерческие фирмы вольны сами устанавливать подобные нормативы внутри собственной организации.

Но опыт государственных учреждений нельзя игнорировать, он доказал свою работоспособность.

Название нового отдела или цеха также остается в компетенции разработчиков. Можно использовать сферу деятельности – например, «финансовое управление»; обозначить статус подчинения – «отдел главного технолога»; уточнить выпускаемую продукцию – «цех журнального производства» и т.д. Удобно прибегать к формулировкам Общероссийского классификатора профессий, они привычны и понятны.

Далее идет непосредственно содержание Положения, разбитое на разделы. Документ вступает в силу с момента подписания руководителем. Действует, пока его не заменят новым или не отменят отдельным распоряжением.

Приложение составляется в одном экземпляре и подлежит постоянному хранению. Во все инстанции (другие отделы, бухгалтерию, кадровую службу) передается именно копия.

Кто утверждает

Готовый документ обязательно утверждается руководителем предприятия. Иногда в учредительных документах может быть установлено, кто еще имеет право подписи на локальных нормативных актах, кроме первого лица.

В некоторых случаях необходимо обратиться в орган, уполномоченный участниками юридического лица. В бюджетной сфере часто прибегают к специальному документу – «Инструкции о порядке составления, согласования и утверждения Положений о структурных подразделениях».

Процедура утверждения может быть оформлена как с помощью грифа , так и путем издания приказа руководителем.

► Пять популярных документов, от которых кадровикам советуют избавиться. Надо ли?

Как и кого ознакомить

Согласование – сложный процесс. В нем принимают участие:

  • вышестоящее руководство организации,
  • начальник юридической службы,
  • зам.руководителя, отвечающий за эту область работы,
  • руководитель службы управления персоналом.

Кроме того, желательны согласования с руководителями связанных структурных подразделений взаимоотношения с которыми будут прописаны в документе. Это позволит добиться четких недвусмысленных формулировок и исключения дублирования функций.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098630-19-m4-polojenie-o-strukturnom-podrazdelenii-organizatsii-primer

Положение о структурном подразделении

Положение о структурных подразделениях

УТВЕРЖДЕНО 

указать наименование и реквизиты документа

(например, Приказом директора ТОО “Мечта”  № 1  от 05.10.2016 г.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 

1.1. Отдел указать наименование отела  (например, Отдел кадров) (далее по тексту – Отдел) является структурным подразделением указать организационно-правовую форму и наименование организации (например, ТОО “Удача”) (далее по тексту – Организация).

1.2. Создание, ликвидация и реорганизация Отдела осуществляется на основании Приказа руководителя Организации.

1.3. Настоящее Положение закрепляет баланс полномочий, обязанностей и ответственность, как всего Отдела, так и его руководителя, которые зависят от содержания, объема возложенных задач, специфики деятельности Организации.

1.4. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения.

2. СТРУКТУРА

2.1. Структуру и количество штатных единиц  Отдела утверждает руководитель Организации по представлению Начальника Отдела.

2.2. Отдел состоит из: указать (например,  из двух Специалистов и Начальника отдела).

2.3. Специалисты Отдела выполняют свою работу под руководством  Начальника отдела, который является их непосредственным руководителем.

2.4. Должностные обязанности Специалистов и Начальника отдела прописаны в соответствующих должностных инструкциях.

2.5. Распределение должностных обязанностей между Специалистами Отдела производит Начальник отдела на основании устного или письменного распоряжения.

3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

Задачи Отдела

указать задачи Отдела, например рассмотрим на примере задач Отдела кадров:

3.1. Обеспечение Организации кадрами работников требуемых профессий, специальности и квалификации в соответствии с целями, стратегией и видами деятельности Организации.

3.2. Разработка кадровой политики и стратегии Организации.

3.3. Отбор, наем, адаптация и расстановка кадров в соответствии с потребностями Организации, оценкой квалификации, личных и деловых качеств работников

Функции Отдела

указать функции Отдела, например рассмотрим на примере функций Отдела кадров:

3.4. Формирование и ведение базы данных о количественном и качественном составе кадров.

3.5. Обеспечение (совместно с руководителями структурных подразделений) распределения вновь принятых работников в соответствии с профессией, специальностью, квалификацией; организация  стажировки и адаптации к работе в Организации.

3.6. Организация проведения оценки, аттестации работников.

3.7. Выдача документов, подтверждающих трудовую деятельность работников.

3.8. и т.п.

4. ПРАВА ОТДЕЛА

указать права Отдела.  Рассмотрим на примере прав Отдела кадров:?

4.1. Контролировать соблюдение работниками трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка в структурных подразделениях Организации.

4.2. Требовать от руководителей структурных подразделений Организации представления данных, отчетов, иной информации, необходимых для осуществления Отделом своей деятельности.

4.3. Давать указания руководителям структурных подразделений Организации по вопросам, отнесенным к компетенции  Отдела.

4.4. Контролировать исполнение руководителями структурных подразделений Организации государственных нормативно-правовых актов, а также актов (приказов) и распоряжений руководителя Организации по вопросам кадровой политики.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Начальник Отдела несет ответственность за добросовестное и своевременное выполнение задач и  функций, возложенных на Отдел.

5.2. Начальник Отдела несет ответственность за соблюдение действующего законодательства, исполнение актов (приказов) и распоряжений руководства Организации, предоставление достоверной и своевременной информации о работе Отдела.

5.3. Работники Отдела несут ответственность в порядке и объеме, установленные трудовым, коллективным договорами, должностными инструкциями.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ОТДЕЛА С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ОРГАНИЗАЦИИ

указать служебное взаимодействие Отдела.  Рассмотрим на примере Отдела кадров:

6.1. Со всеми отделами Организации по вопросам получения:

-заданий по комплектованию кадрами рабочих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации

-предложений по формированию графика отпусков

-характеристик на сотрудников отдела (цеха)

-информации о нарушении работниками подразделения трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка

-объяснительных записок от нарушителей трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка

По вопросам представления:

-графика отпусков

-копий приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении работников

-копий приказов о поощрении и награждении

-копий приказов о наложении дисциплинарных взысканий

-результатов аттестации

6.2. С отделом экономики и оплаты труда по вопросам получения:

-утвержденного штатного расписания

-положений о премировании работников

-нормативов по труду

-предложений по предупреждению необоснованного сокращения численности занятых на предприятии в случае изменения объемов производства (регулирование продолжительности рабочего времени, перемещение на другие участки работы, введение сокращенной рабочей недели и др.)

-данных учета показателей по труду

-сведений о правильности установления наименований профессий и должностей, применения тарифных ставок и расценок, должностных окладов, доплат, надбавок и коэффициентов к заработной плате

По вопросам представления:

-сведений о текущей и перспективной потребности предприятия в кадрах

-данных о приеме, перемещении, переводе и увольнении работников предприятия

-систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности

-данных учета личного состава

-анализа причин текучести кадров

-предложений по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени

-установленной документации по кадрам

6.3. С бухгалтерией по вопросам получения:

-документов о заработной плате работников для оформления пенсии, выдачи соответствующих справок

По вопросам представления:

-табеля учета рабочего времени

-копий приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении работников Организации

-проектов приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении материально ответственных лиц

-графика отпусков

-больничных листов

-копий приказов о материальном поощрении

6.4. С юридическим отделом по вопросам получения:

-заключений, консультаций по правовым вопросам

-разъяснений действующего законодательства, в том числе трудового права

-заключений о соответствии действующему законодательству предоставленных на правовую экспертизу документов

-обобщенных результатов рассмотрения судами трудовых споров

По вопросам представления:

-проектов документов, в том числе проектов приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении работников Организации, на правовую экспертизу и для визирования

-запросов по правовым вопросам

Использование данного документа, при оформлении сделки или процедуры, может быть недостаточным для избежания рисков и защиты Ваших интересов.

Источник: https://vitaminka.kz/home/page/129

Обязательно ли разработать положение о структурных подразделениях

Положение о структурных подразделениях

При необходимости описываются квалификационные требования (стаж, категория, образование).

  • Задачи руководителя отдела.
  • Наличие и количество заместителей, порядок, в соответствии с которым между ними распределяются должностные обязанности.
  • Правила утверждения Положений, регламентирующих деятельность структурных единиц подразделения, служебных инструкций для сотрудников.
  • Порядок, в соответствии с которым формируется штат отдела.
  • Способы отражения информации Структура подразделения может описываться:
  1. Графическим методом. Он представляет собой схематичное отражение структурных единиц. Административные взаимосвязи выделяются сплошными линиями, функциональные — пунктирными.
  2. Текстовым способом.

Положение о структурных подразделениях компании: как разработать правильно

Внимание Здесь перечисляют, кто вправе создавать и ликвидировать отдел, какими правовыми и локальными регламентами руководствуется в своей работе. Отражается порядок назначения руководителей структурной единицы и освобождение его от работы.

Специфичные наименования работ в рамках задач перечисляют в части документа под названием «Функции».
Важно В этом разделе дают описание в виде рабочих операций производственному процессу отдела.

Например, положение об отделе кадров в части функций будет содержать такую формулировку «обеспечивает выдачу справок о заработной плате» и так далее. Во третьем блоке перечисляют только крупные задачи отдела, которые он решает в рамках своего направления деятельности.

В разделе «Структура» отражают место отдела в компании, подчиненность. Особенно это важно, когда предприятие имеет разветвленное устройство с филиалами и обособленными подразделениями.

Обязательно ли в организации положение о подразделениях?

ТК РФ Как организовать охрану труда инвалидов 41 Документы, которыми оформляют учет мнения профсоюза Если в организации есть профсоюз, то при решении некоторых вопросов необходимо учитывать его мнение, например при сокращении персонала ст.

371–373 ТК РФ Как учесть мнение профсоюза 42 Документы, которыми оформляют восстановление сотрудника на работе При незаконном увольнении или переводе сотрудника он может быть восстановлен на работе по решению суда или во внесудебном порядке, например по предписанию трудовой инспекции абз. 6 ч. 1 ст. 357, ст. 391 ТК РФ п. 2, 60 постановления Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 Как восстановить сотрудника на работе РЕКОМЕНДОВАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ 1 Личные дела сотрудников Обязательность ведения личных дел сотрудников установлена только для учреждений государственной гражданской службы.

Положение о структурных подразделениях

ФЗ Как оформить Положение о коммерческой тайне 21 Положение об оплате труда; Положение о премировании Если в Правилах трудового распорядка организации не прописана система оплаты труда, в том числе система премирования, то соответствующие условия могут быть отражены в иных локальных актах организации, например в Положении об оплате труда, Положении о премировании ч. 2 ст. 135 ТК РФ Как оформить Положение об оплате труда Как оформить Положение о премировании сотрудников Как начислить премии Как оформить доплаты и надбавки к зарплате, установленные по инициативе организации 22 Локальный акт о порядке выплаты надбавки за вахтовый метод работы Сотрудникам-вахтовикам нужно выплачивать надбавку за вахтовый метод работы. Коммерческие организации могут установить размер и порядок выплаты надбавки в своих внутренних документах ст.

Разработка положения о структурных подразделениях

Отдельно оговаривается, с кем именно следует согласовывать те или иные мероприятия: со своим начальником или должностным лицом другого отдела. Компетенция и ответственность Разделы «Ответственность» и «Права и обязанности» составляется в соответствии с возложенными на отдел функциями. этих разделов можно взять из должностных инструкций.

Однако при этом следует учитывать, что Положение о структурных подразделениях наделяет возможностями, устанавливает ответственность и обязанности не конкретного сотрудника, а весь отдел в целом. При желании можно расписать их и относительно каждого служащего. Однако целесообразнее установить полномочия, обязанности для всех работников, выделив отдельно их для начальника отдела.
Ответственность можно установить индивидуальную и коллективную. Первая, соответственно, будет относиться к начальнику, а последняя — к сотрудникам.

Положение как организационно-правовой документ

Характеристика отдела Раздел «Основное назначение» описывает:

  1. Место подразделения в системе предприятия.
  2. Подчиненность.
  3. Целевое назначение.
  4. Правила формирования и ликвидации отдела.

В блоке «Нормативное основание деятельности» приводится перечень документов, в соответствии с которыми разрабатывается Положение, и будет функционировать подразделение. В следующем разделе указывается информация с учетом специфики отдела. В нем, в частности, описывается:

  1. Структура подразделения, порядок, в соответствии с которым она формируется и утверждается.
  2. Правила назначения на должность начальника, освобождения и замещения.

Положение о структурных подразделениях: общие положения, права и полномочия

В четвертом блоке документа обязательно очерчиваются границы, в рамках которых отделение нечет ответственность за свои действия. Она может быть дисциплинарной, уголовной, административной. Соответственно, описывают степень вины руководителя данного структурного подразделения.

Весьма важно разъяснить в пятом разделе положения с кем, в каких случаях и по каким вопросам производится взаимодействие отдела. Таким образом, структурные единицы связывает отчетность, потоки информации. Помимо перечисленных блоков, предприятия вправе дополнять документ другими требуемыми разделами информации.

Положение об отделе – это важный документ, который прививает правильное понимание целей и задач, вводит понятный порядок работы, определяет ответственность.

Зачем составлять положение об отделе?

В разделе «Взаимодействия» описывают: взаимодействие подразделения с другими подразделениями и должностными лицами на уровне материальных (работы, материальные ценности) и информационных (документы) потоков; периодичность и сроки выполнения работ, предоставления информации, документов, материальных ценностей; порядок разрешения разногласий, возникающих между подразделениями.3.8. В разделе «Материальное и информационное обеспечение» описывают: внутренние и внешние источники и порядок обеспечения подразделения оборудованием, мебелью, средствами оргтехники и др.; организацию учета и сохранности материальных ценностей;порядок обеспечения нормативными документами, литературой и другими информационными ресурсами.3.9. В разделе «Делопроизводство и конфиденциальность» приводят номенклатуру дел, ведущихся в подразделении, и указывают должностное лицо, ответственное за делопроизводство.

Пишем положение о подразделении и должностную инструкцию

ТК РФ Как оформить выход сотрудника на работу из отпуска по уходу за ребенком 20 Положение о коммерческой тайне Данный локальный акт необходим, если:

  • работодатель хочет обеспечить охрану своей конфиденциальной информации и/или
  • в трудовом договоре сотрудника есть условие о работе с конфиденциальной информацией.

Если такого сотрудника не ознакомить с порядком работы с конфиденциальной информацией, то работодателю будет сложно доказать, что сотрудник разгласил охраняемую законом тайну, и уволить его по соответствующему основанию ст. 57, ч. 3 ст. 68, подп. «в» п. 6 ч. 1 ст.

81 ТК РФ Закон от 29 июля 2004 г.

Разработку и согласование Положений о подразделениях структурные подразделения осуществляют самостоятельно. Разработку Положения выполняет, как правило, руководитель подразделения.4.2.

Исполнитель разрабатывает проект Положения о подразделении.4.3.

Методические рекомендации Генштаба Вооруженных сил РФ от 11 апреля 2008 г.

Как организовать воинский учет персонала Как оформить документы, если сотрудник призван на военные сборы 12 Документы, которыми оформляют проведение специальной оценки условий труда Для обеспечения сотрудникам безопасных условий труда работодатель должен проводить мероприятия по улучшению условий и охраны их труда. К таким мероприятиям относится и специальная оценка условий труда ст. 212, ч. 3 ст. 226 ТК РФ п. 1 Перечня, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 1 марта 2012 г. № 181н Как провести специальную оценку условий труда 13 Документы, которыми оформляют обучение сотрудников охране труда, а также проверку их знаний в этой области Работодатель обязан организовывать и своевременно проводить обучение сотрудников безопасным методам работы и проверку их знаний в области охраны труда абз. 7 ч. 2 ст.

Источник: http://lic-r.ru/obyazatelno-li-razrabotat-polozhenie-o-strukturnyh-podrazdeleniyah/

Положения о структурных подразделениях

Положение о структурных подразделениях

Есть несколько оговорок:

  • Положения о структурных подразделениях актуальны только тогда, когда они присутствуют в организации.
  • Их наличие для организации не обязательно.

Структурные подразделения выделяют в установленном порядке как часть предприятия. Ни них возлагают самостоятельные функции, задачи и ответственность. Подразделения не обладают признаками юридического лица и не являются обособленными.

Критерий, по которому выделяют в отдельную структуру некоторую часть предприятия или работников, — наделение ее особыми задачами и функциями. За подразделением закрепляют особые полномочия, необходимые для решения поставленных задач.

Исходя из практики управления, эффективная организация работы и контроля возможна в том случае, если у одного руководителя в подчинении находится не больше 10 сотрудников. Таким образом, крупные подразделения желательно делить на более мелкие:

  • Отделы – на участки, сектора и отделения.
  • Цеха – на участки и сектора.
  • Управление – на службы и отделы.

Самая важная часть положений – упорядочение взаимосвязей между отдельными подразделениями, а также разграничение зон ответственности.  Анализ круга вопросов взаимодействия показывает дублирующих друг друга связей.

То есть, не вся поступающая в определенный отдел информация ему нужна.

Разработка положений направлена на упорядочение этих информационных потоков, уменьшение времени их прохождения между руководителем и исполнителем, на повышение качества и скорости принятия решений.

статьи

  • 1 Разработка
  • 2
  • Бесплатная консультация у юриста

Разработка

Разработка положения о структурном подразделении включает:

  1. Определение задач, решением которым будет заниматься вновь созданное структурное подразделение. Они должны быть реальными, то есть в принципе выполнимыми. Процесс комплектации подразделения сотрудниками происходит исходя из их возможностей решения поставленных задач. После этого принимается решение привлечь специалистов со стороны или справиться с задачами усилиями собственных подобранных сотрудников. На данном этапе планируется обучение персонала.
  2. Определение необходимых функций подразделения для решения поставленных задач.
  3. Группировка однотипных функций по отдельным направлениям, определение количества необходимого персонала (функции распределяются среди виртуальных работников и рассчитываются нормы времени на их выполнение, либо используют другие методы), анализ возможности контроля руководителем структурного подразделения за выполнением функций. В ходе анализа определяется степень необходимости создания более мелких структурных единиц внутри подразделения.
  4. Определение служебных взаимосвязей с другими подразделениями.

По окончанию данной работы, проект «Положения» отдают заинтересованным подразделениям (определяются на предыдущем этапе работы) на согласование. Далее анализируются собранные замечания и предложения. При необходимости собирается «согласительная комиссия», которая решает разногласия по содержанию.

После этого проект передают в юридический отдел, где проверяется его соответствие действующему законодательству. При положительном ответе, документ утверждается у руководителя.

В некоторых организациях (зачастую это государственные и муниципальные органы, бюджетные учреждения) разработка и утверждение Положений закреплено отдельным документом, а именно «Инструкцией о порядке составления, согласования и утверждения Положений о структурных подразделениях».

Можно использовать и другой метод. За основу берут «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». Основные функции и задачи могут быть производными от обязанностей специалистов, руководителей, и наоборот. Но при этом функции и задачи в обязательном порядке уточняют и дополняют в соответствии с конкретной организацией.

К разработке Положений лучше всего применять неформальный подход. Типовые, штампованные формулировки приводят к тому, что сотрудники обращаются к таким документам только при приеме на работу в рамках ознакомления, то есть, в дальнейшем не опираются на него при работе.

Обязанности разработки Положений возлагаются на отдел организации и оплаты труда. Если же он отсутствует, то этим занимается юридический отдел или отдел кадров.

В положении определяется: правовое положение и порядок создания подразделения; его структура и штатная численность; права и ответственность, задачи, функции, порядок взаимодействия с другими структурами организации.

Таким образом, Положение может включать следующие разделы:

  1. Общие положения.
  2. Структуру и штатную численность.
  3. Функции.
  4. Задачи.
  5. Права.
  6. Ответственность.
  7. Взаимодействие.

Данная структура документа носит рекомендательный характер. На практике в Положении может быть как больше разделов (добавляют условия оплаты труда, имущество и средства и т.д.), так и меньше.

  Скачать положение о бухгалтерии (Размер: 73,0 KiB | Скачиваний: 5 420)

  Скачать положение о финансовом отделе (Размер: 74,5 KiB | Скачиваний: 2 208)

  Скачать положение о юридическом отделе (Размер: 67,5 KiB | Скачиваний: 1 911)

  Скачать положение о цехе (Размер: 71,5 KiB | Скачиваний: 2 635)

  Скачать положение о техническом отделе (Размер: 63,5 KiB | Скачиваний: 2 826)

  Скачать положение об административно-хозяйственном отделе (Размер: 61,0 KiB | Скачиваний: 2 344)

  Скачать положение об отделе управления делами (Размер: 59,5 KiB | Скачиваний: 2 002)

  Скачать положение о транспортном отделе (Размер: 55,5 KiB | Скачиваний: 1 934)

Источник: http://MirBlankov.ru/polozheniya-o-strukturnyx-podrazdeleniyax/

Положение как организационно-правовой документ

Положение о структурных подразделениях

Фундаментом организационной деятельности любого учреждения являются организационно-правовые документы. Они регламентируют статус организации, ее структуру, штатную численность, должностной состав, а также определяют права, обязанности, ответственность и порядок взаимодействия ее обособленных, структурных подразделений и должностных лиц.

В данной статье мы подробно остановимся на таком организационно-правовом документе, как положение.

Наша справка

К организационно-правовым документам относятся:

  • устав;
  • учредительный договор;
  • положение об организации;
  • положения о структурных, обособленных подразделениях, о коллегиальном (совещательном) органе организации и т.д.;
  • регламент;
  • штатное расписание;
  • инструкция;
  • должностная инструкция;
  • правила внутреннего трудового распорядка и др.

Все организационно-правовые документы подлежат утверждению либо вышестоящей организацией, либо руководителем или коллегиальным органом (если он есть) – советом директоров, собранием акционеров и т.п. Все нормы, содержащиеся в этих документах, обязательны для исполнения.

Виды положений

Наш словарик

Положение – это организационно-правовой документ, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения (должностного лица, совещательного или коллегиального органа), а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами.

В коммерческой организации могут действовать несколько видов положений:

  • Положение об организации;
  • положения о структурных подразделениях, например Положение о бухгалтерии или Положение об отделе кадров;
  • положения, определяющие деятельность комиссии или группы, например Положение об экспертной архивной комиссии;
  • положения, регламентирующие работу должностных лиц, например Положение о генеральном директоре;
  • положения, регулирующие организационные отношения по какому-либо конкретному вопросу, например Положение об аттестации работников или положение о работе с заявлениями и претензиями физических лиц.

Практическая польза положений состоит в том, что в них максимально конкретно прописано, кто и что должен делать, какие задачи выполнять и за что нести ответственность. В свою очередь, это значительно облегчает контроль за выполнением поручений руководителя.

Когда два отдела организации «перебрасывают» друг на друга выполнение какой-либо задачи, затягивая ее решение, и не могут договориться между собой, кто и что будет делать, помогут разобраться положения о подразделениях.

Поэтому дальновидные руководители обычно лично заинтересованы в том, чтобы было подготовлено положение об их отделе и чтобы оно было настолько подробным, насколько это возможно.

Самый простой пример: отдел хочет сдать в архив неоформленные документы – в скоросшивателях или вовсе россыпью. Документы не отсортированы и неизвестно, к каким делам они относятся.

Начальник отдела настаивает на том, что разбирать эти документы и формировать их в дела должен секретарь.

Секретарь же, открыв Положение об архиве, обращает внимание начальника на то, что в архив принимаются документы, сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел. Это внутрикорпоративный закон, и с ним приходится считаться.

Обратите внимание

Такие документы, как Положение об аттестации, Положение о работе с претензиями и др., по сути являются  пошаговыми руководствами к действию: в них подробно описан каждый этап решения той или иной задачи.

Положение о структурном подразделении

Положения о структурных подразделениях, пожалуй, самая распространенная и востребованная разновидность положений.

Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательно не установлены, каждая организация самостоятельно решает, какие вопросы деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах. Основные разделы стандартного Положения о подразделении представлены в таблице.

Основные разделы Положения о подразделении и их содержание

Раздел положения

раздела

1

Общие положения

  • полное наименование структурного подразделения (далее – СП);
  • наименование, номер, дата правового акта, на основании которого создано СП;
  • нормативные документы, которыми СП руководствуется в своей деятельности;
  • кто возглавляет СП;
  • кому подчиняется СП;
  • порядок назначения и освобождения от должности руководителя СП;
  • наличие печати

2

Основные задачи

Задачи, для решения которых создано и работает СП

3

Функции

Конкретные виды работ, выполняемые СП в рамках решения своих основных задач

4

Права и обязанности

Права и обязанности руководителя и работников  СП при выполнении своих функций

5

Ответственность

Виды ответственности, которую может понести руководитель и работники СП в случае невыполнения своих обязанностей (дисциплинарная, административная, а в некоторых случаях и уголовная)

6

Взаимоотношения

Порядок взаимодействия СП с другими подразделениями организации: в какой форме осуществляется, какие документы при этом создаются и т.д.

Реквизиты положения

При подготовке положения оформляются  следующие реквизиты документа:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа;
  • заголовок к тексту;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • место составления или издания документа;
  • гриф утверждения документа;
  • текст документа;
  • визы согласования документа.

Рассмотрим подробнее особенности оформления этих реквизитов в положениях.

  • Наименование организации. Название организации-автора указывается согласно учредительным документам. Если в этих документах наряду с полным имеется и сокращенное наименование, то оно также указывается (Пример 1). Наименования на языках субъектов Российской Федерации или на иностранных языках указываются ниже наименования на русском или справа от него на одном уровне.

Автором положения может быть как филиал, так и структурное подразделение – в этом случае его название указывается под наименованием организации (см. Пример 1).

Авторами положения могут быть две и более организации (например, если создается Положения о взаимоотношениях). В этом случае наименования организаций располагаются на одном уровне (если речь идет о компаниях, не подчиненных друг другу), как в Примере 2, и на разных уровнях (если одно учреждение подчинено другому).

  • Наименование вида документа. Данный реквизит печатается прописными буквами: ПОЛОЖЕНИЕ, точка после него не ставится.
  • Заголовок к тексту. Набирается с новой строки и отвечает на вопросы: о чем (о ком)? (см. варианты расположения реквизита в Примерах 1 и 2).
  • Дата документа. Датой документа является дата его утверждения. Она проставляется в соответствующем поле утверждающим должностным лицом. Если положение подписывается двумя и более организациями, то его датой будет дата последнего утверждения (см. Пример 2).
  • Регистрационный номер документа. Даже если данное положение первое и единственное в своем роде, то номер ему все равно нужно присвоить: государственный стандарт[1] требует нумерации абсолютно каждого документа, созданного в организации. Положение, созданное двумя организациями, получает два номера, которые пишутся через дробь (см. Пример 2).
  • Место составления или издания документа. Этот реквизит оформляется в том случае, если место издания положения нельзя определить по наименованию организации. Так, например, для ЗАО «Томские коммунальные системы» заполнять его не требуется, в отличие от ОАО «Средневолжская строительная компания». Если в первом случае ясно, где находится предприятие, то по второму наименованию точное местонахождение организации определить невозможно.

С другой стороны, если документ издается филиалом ЗАО «Томские коммунальные системы», расположенном в районном центре Томской области, то именно этот районный центр и будет указан в качестве места составления документа (см. Пример 1).

  • Гриф утверждения документа. Обычно положения утверждаются руководителем организации. Но в рамках своей компетенции и при наличии соответствующих полномочий это может сделать и другое должностное лицо. Например, Положение о делопроизводстве по обращениям граждан может утвердить и административный директор. Гриф утверждения в положении состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (см. Пример 1).

Кроме того, положение может быть утверждено распорядительным документом – обычно приказом по основной деятельности. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа (в творительном падеже), его даты и номера (см. Пример 2).

Пример 1

Верхняя часть положения, изданного филиалом организации

Общество с ограниченной ответственностью
«Самарское строительное предприятие»
(ООО «ССП»)

Тольяттинский филиал

ПОЛОЖЕНИЕ
о работе с заказчиками – физическими лицами

«10» июня 2014 г. № 12-ОПД

г. Тольятти

УТВЕРЖДАЮ Начальник филиала

Ромашов Л.А. Ромашов

10.06.2014

Пример 2

Верхняя часть положения, утвержденного двумя организациями

Закрытое акционерное общество
«Авторемонтное предприятие»

Общество с ограниченной ответственностью
«Восточный логистический центр»

(ООО «ВЛЦ»)

Источник: https://www.profiz.ru/sr/8_2014/polozhenie/

ovdmitjb

Add comment