Irvuz

Матрица коммуникации

План коммуникаций проекта

Матрица коммуникации

План коммуникаций проекта, или план управления коммуникациями проекта, встречается практически во всех методологиях по управлению проектами. Об этом действительно важном документе зачастую забывают и пренебрегают им.

А потом сетуют на то, что коммуникации хаотичны, отнимают много времени и сил, не приносят ожидаемой эффективности.

О том, из чего должен состоять план коммуникаций проекта и как правильно его составить, читайте в этой статье.

Коммуникации – это клей, который позволяет сотрудникам эффективно взаимодействовать и выполнять свои задачи. Причем это касается не только проектной деятельности, но и процессной, операционной и т.д.
Основная цель плана коммуникаций проекта – обеспечить эффективность взаимодействия сотрудников.

Почему план коммуникаций проекта улучшает взаимодействие?

  • Определенность сроков. Если членам команды непонятно, когда и по каким вопросам они собираются общаться, предоставлять и получать информацию, возникает неопределенность. А как известно, любая неопределенность снижает эффективность деятельности. Информация в проекте появляется в результате каких-то действий. То есть для того, чтобы получить или предоставить информацию, нужно что-то сделать. В таком случае когда членам команды известны сроки предоставления и получения информации, они планируют свои действия по ее получению и подготовке. А это напрямую влияет на другие задачи проекта.
  • информации. Если известны не только сроки, но и предмет коммуникаций, члены команды имеют возможность подготовиться. А подготовка позволяет сократить время, которое вся команда тратит, например, на совещании. А еще члены команды снижают неопределенность своей работы, т.к. могут планировать получение конкретной информации от своих коллег.
  • Принятие решений. Членам команды постоянно приходится принимать множество решений. Многие из них затрагивают не только их участки работы, но имеют влияние на работу коллег и проекта в целом. В таком случае необходимо понимать, когда будут принимать ключевые для проекта решения. Время принятия решения можно запланировать даже не имея всех необходимых данных в наличии. А значит, на эти решения можно рассчитывать при планировании работы.
  • Экономия времени. Это скорее следствие вышеуказанных принципов. Время экономится за счет снижения неопределенности и перевода коммуникаций в исключительно конструктивное русло. В проекте любая экономия времени приводит к увеличению эффективности проекта в целом.
  • Дисциплина. Когда нам известно время и предмет коммуникаций, это дисциплинирует, потому что накладывает определенные обязательства на всю команду проекта.

Таким образом, план коммуникаций проекта имеет непосредственное влияние на эффективность проекта.

План коммуникаций проекта – содержание

План коммуникаций проекта содержит описание средств, используемых инструментов и периодичности выполнения коммуникаций как с внутренними, так и с внешними сторонами проекта.
План способствует взаимодействию со всеми заинтересованными сторонами проекта с помощью создания контролируемых и управляемых потоков информации.

Разделы документа

  • Введение. План коммуникаций проекта является рабочим документом. А значит, в нем должны быть указаны его цели, задачи и содержание – для удобства работы. Естественно, что в плане должно быть указано, кто несет ответственность за поддержание плана в актуальном состоянии.
  • Методы коммуникации. Опишите все методы коммуникаций, которые  будут использованы в проекте. Методы: совещание, отчет, конференц-звонок, летучка, электронная почта и т.д. Если у вас уже существуют корпоративные стандарты управления коммуникациями, используйте их.
  • Инструменты. В этом разделе опишите инструменты, которые будут использоваться в проекте. Я очень люблю визуальные формы коммуникаций, например, MindManager. Кто-то любит Kanban-доски, а кто-то – табличную форму представления информации. Нужно найти наиболее эффективные инструменты, которые будут удовлетворять всех участников проекта.
  • Записи. В этом разделе нужно определить, какие записи, имеющие отношение к коммуникациям, будут необходимы и где они будут храниться (например, регистрация внешней корреспонденции)
  • Отчетность. Опишите все существующие и используемые отчеты, включая их цель, сроки и получателей. Обязательно должен быть описан их формат и представление.
  • Сроки. В этом разделе  нужно указать, когда должны выполняться формальные коммуникации (например, в конце стадии или этапа проекта).
  • Роли и ответственности. В этом разделе вы расписываете – кто будет отвечать и за какие аспекты коммуникаций, включая любые роли в вашей организации.
  • Список заинтересованных сторон.
  • Информация, необходимая для каждой заинтересованной стороны.

Анализ заинтересованных сторон

Не всегда заинтересованные стороны являются очевидными. В таком случае лучше провести небольшой анализ, который позволит выявить все заинтересованные стороны проекта.

  • Составьте список ключевых лиц, которые заинтересованы в проекте
  • Опишите отношения с ними, будьте деликатны и осторожны в своих оценках
  • Опишите, какие отношения необходимы для успеха вашего проекта
  • Интерфейсы – электронные, визуальные, вербальные. Если вы уже описали инструменты и методы, то можете пропустить этот раздел
  • Ключевые сообщения, то есть какие ключевые сообщения вы должны передать вашим заинтересованным лицам, например, девиз вашего проекта
  • Повторите анализ, только начните не с ключевых заинтересованных лиц, а со списка всех, на кого тем или иным образом проект оказывает влияние

Анализ информации для заинтересованных сторон

  • Информация, которую вы можете передать из проекта для каждой из сторон
  • Информация, которая вам необходима для проекта от каждого из заинтересованных лиц
  • Кто конкретно является поставщиком/получателем информации
  • Периодичность коммуникаций
  • Средства коммуникаций
  • Формат коммуникаций

Источники информации для составления плана коммуникаций

  • Корпоративные стратегии и политики (например, правила раскрытия информации для публичных компаний)
  • Любая доступная информация о проекте (например, структура команды управления проектом, идентифицированные риски, требования к качеству)
  • Поговорите с вашими заинтересованными сторонами и поймите, что им нужно
  • Еще раз вернитесь к анализу заинтересованных сторон.

Что еще нужно учесть в плане коммуникаций проекта

  • Понятны все заинтересованные стороны и их требования к коммуникациям в проекте
  • Все заинтересованные стороны согласились с содержанием, периодичностью и методами коммуникаций
  • План коммуникаций проекта учитывает время, трудозатраты и ресурсы, необходимые для выполнения коммуникаций
  • Понятна степень формализации (бюрократизации, иногда это бывает важно) коммуникаций, а также их периодичность, которая является обоснованной, учитывает важность и сложность  проекта
  • Вы используете возможности корпоративных коммуникаций для продвижения вашего проекта (например, корпоративные порталы, службы PR или HR и так далее). Найдите себе союзников в этих службах, поверьте, они очень заинтересованы в успешности вашего проекта и понимают важность коммуникаций.

План коммуникаций проекта – простой шаблон

Тема Дата и время Метод Ответственный Участники План обсуждения Список материалов
Согласование закупки нового оборудования 01.01.17 Очное совещание Дед Мороз Снегурочка и олени 1. Нужно ли покупать оборудование2. Достаточно ли у нас средств3. Оценка рисков использования существующего оборудования 1. Бюджет на 2017 год2. Спецификация оборудования3.  ….

by Andrew Zaytsev

Источник: https://rzbpm.ru/pm/plan-kommunikacij-proekta.html

Матрица общения

Матрица коммуникации

Что такое матрица общения?

Матрица общения — это методика оценки, позволяющая точно определить, каким образом человек общается, и получить общую схему определения логических целей развития коммуникативных навыков. Впервые она была опубликована в 1990 г., а затем пересмотрена в 1996 и 2004 гг.

доктором Charity Rowland из Орегонского университета здоровья и науки (Oregon Health & Science University).

Методика была адресована в первую очередь специалистам по речеязыковой патологии и преподавателям для документирования экспрессивно-коммуникативных навыков у детей с тяжелыми или множественными дефектами развития, в том числе детей с сенсорными, двигательными и когнитивными нарушениями.

Первоначальную версию для специалистов до сих пор можно приобрести в печатном виде на веб-сайте www.designtolearn.com.www.designtolearn.com. Эта книга написана в сжатой форме и предназначена для быстрого применения теми, кто знаком с данной системой оценки.

Семь уровней общения

  1. Уровень I. Ненамеренное поведение
  2. Уровень II. Намеренное поведение
  3. Уровень III. Нестандартное общение
  4. Уровень IV. Стандартное общение
  5. Уровень V. Конкретные символы
  6. Уровень VI. Абстрактные символы
  7. Уровень VII. Язык

Уровень I. Ненамеренное поведение

Человек не контролирует поведение, но оно отражает его общее состояние (например, комфортно ему или нет, голоден ли он или хочет спать).

Лица, осуществляющие уход за таким человеком, получают представление о его состоянии, интерпретируя его поведение, например движения тела, выражения лица и издаваемые им звуки.

У типично развивающихся детей эта стадия наступает в период от рождения до того, как им исполнится 3 месяца.

Уровень II. Намеренное поведение 
Человек контролирует свое поведение, но еще не использует его для общения намеренно.

Лица, осуществляющие уход за таким человеком, получают представление о его потребностях и желаниях, интерпретируя его поведение, например движения тела, выражения лица, ые сигналы и взгляды.

У типично развивающихся детей эта стадия наступает в возрасте от трех до восьми месяцев.

Уровень III. Нестандартное общение

НАМЕРЕННОЕ ОБЩЕНИЕ НАЧИНАЕТСЯ ЗДЕСЬ, НА УРОВНЕ III

Нестандартное досимвольное поведение намеренно используется для общения.

Коммуникативное поведение является «досимвольным», потому что в нем нет никаких символов, и «нестандартным», потому что в более сознательном возрасте оно не является социально приемлемым.

К коммуникативному поведению относятся движения тела, ые сигналы, выражения лица и простые жесты (например, хватание людей за одежду). У типично развивающихся детей эта стадия наступает в возрасте от 6 до 12 месяцев.

Уровень IV. Стандартное общение 
Стандартное досимвольное поведение намеренно используется для общения.

Коммуникативное поведение является «досимвольным», потому что в нем нет никаких символов, и «стандартным», потому что такое поведение является социально приемлемым, и мы продолжаем использовать его в более сознательном возрасте, сопровождая или дополняя речевое общение.

Значения некоторых жестов могут быть присущи только той культуре, в которой они используются. К коммуникативному поведению относятся показывание пальцем, кивки или качание головой, махание рукой, объятия, а также перевод взгляда с человека на желаемый объект.

Обратите внимание, что некоторые из этих жестов (и особенно показывание пальцем) требуют хороших зрительных навыков и могут быть бесполезными для лиц с сильными нарушениями зрения. На данной стадии также могут использоваться некоторые ые интонации. У типично развивающихся детей эта стадия наступает в возрасте от 12 до 18 месяцев.

Уровень V. Конкретные символы

СИМВОЛИЧЕСКОЕ ОБЩЕНИЕ НАЧИНАЕТСЯ ЗДЕСЬ, НА УРОВНЕ V 
(символ заменяет или обозначает что-то другое)

Для общения используются конкретные символы, физически напоминающие обозначаемый ими объект. Конкретные символы своим внешним видом, сенсорным ощущением, движениями или звучанием напоминают объект, который обозначают.

К конкретным символам относятся картинки, предметы (например, шнурок, используемый для обозначения обуви), образные жесты (например, похлопать по стулу в знак приглашения присесть) и звуки (например, жужжание, используемое для обозначения пчелы).

Большинство детей пропускают эту стадию и сразу переходят на Уровень VI. Для некоторых людей конкретные символы могут быть единственным видом символов, имеющим смысл; для других они могут служить в качестве перехода к использованию абстрактных символов.

Типично развивающиеся дети пользуются конкретными символами в сочетании с жестами и словами, как правило, в возрасте от 12 до 24 месяцев, но не в качестве отдельной стадии.

Уровень VI. Абстрактные символы

Для общения используются такие абстрактные символы, как речь, жесты, слова, набранные шрифтом Брайля или печатными буквами. Эти символы являются абстрактными, поскольку физически НЕ напоминают обозначаемый ими объект. Они используются по одному. У типично развивающихся детей эта стадия наступает в возрасте от 12 до 24 месяцев.

Уровень VII. Язык

Из символов (конкретных или абстрактных) составляются двух- или трехсимвольные сочетания («хочу сок», «я гулять») в соответствии с правилами грамматики. Ребенок понимает, что значение сочетания символов в некоторых случаях зависит от того, в каком порядке эти символы расположены. У типично развивающихся детей эта стадия наступает в возрасте 24 месяцев.

Четыре мотива общения

Матрица организована по четырем основным мотивам общения, которые отображаются в нижней части профиля: ОТКАЗЫВАТЬСЯ от нежелаемого; ПОЛУЧАТЬ желаемое; участвовать в СОЦИАЛЬНОМ взаимодействии; а также предоставлять или искать ИНФОРМАЦИЮ.

Под каждым из этих четырех основных мотивов расположены более конкретные сообщения, передаваемые людьми: они соответствуют вопросам, на которые вы должны будете ответить при заполнении матрицы. В нижеприведенной таблице эти конкретные сообщения распределены по уровням общения.

Чтобы просмотреть таблицу, щелкните по ссылке ниже.Просмотреть таблицу

Уровень

Отказ

Получение

Социальное  взаимодействие

Информация

I

-выражает дискомфорт

-выражает комфорт

-проявляет интерес  к другим людям

II

-протестует

– хочет продолжить  действие

-желает получить больше

-привлекает  внимание

III

-отказывается  от чего-либо или отвергает  что-либо

-желает продолжить  заниматься чем-то

-желает заняться  чем-то новым

-просит чего-то  больше

-делает выбор

-просит новый  предмет

-просит внимания

-показывает  свою любовь/привязанность

IV

-приветствует  людей

-предлагает  что-то или делится чем-то

-привлекает  чье-либо внимание к чему-либо

-использует  формы вежливого общения 

 

-отвечает на  вопросы, на которые можно ответить  «да» или «нет»

-задает вопросы

-просит дать отсутствующий предмет

-называет предметы  или людей

-комментирует

VI 

VII 

  Девять категорий коммуникативного поведения

Выделяют 9 категорий коммуникативного поведения: одни категории охватывают несколько уровней развития, другие — только один уровень, как показано в таблице ниже.

Уровень

Категория поведения

I

II

III

IV

V

VI

VII

Профиль: стандартный вид

Стандартный вид профиля представляет собой одностраничный обзор результатов, который можно распечатать.

Это таблица, состоящая из 80 ячеек, каждая из которых обозначает определенное сообщение на определенном уровне общения. Этот вид автоматически предлагается вам при первом заполнении матрицы.

Кроме того, вы можете перейти к данному виду с вашей начальной страницы. При наведении курсора на название уровня вы увидите его описание.       

Каждая ячейка отмечена в соответствии с уровнем развития навыков: усвоены, находятся на стадии становления, отсутствуют или уже не используются. Легенда обозначений представлена ниже:

Обозначение основано на САМОЙ ВЫСОКОЙ оценке любого вида поведения в данной ячейке: другими словами, если КАКОЕ-ЛИБО поведение в данной ячейке оценивается как усвоенное, то вся ячейка будет обозначена как усвоенная, даже если остальные виды поведения в данной ячейке вы отметили как находящиеся на стадии становления или отсутствующие.

Если вы указали, что навыки в Разделе А или В уже не используются, этот раздел будет педставлен в сером цвете. Стандартный вид дает быстрый обзор коммуникативных сообщений, используемых оцениваемым лицом.

На данном виде вы также можете нажать на любую ячейку и посмотреть, как именно оценивался каждый вид поведения, используемый для передачи данного сообщения.

Кроме того, вы увидите все комментарии, которые вы оставили, отвечая на вопросы.

Обратите внимание, что, находясь в стандартном виде, вы можете добавлять и сохранять НОВЫЕ комментарии.

Профиль: вид «Степень усвоения навыков»

Вид «Степень усвоения навыков» отражает степень усвоения оцениваемым каждого из семи уровней общения. Чтобы перейти к данному виду, щелкните название уровня, который вы хотите просмотреть (слева от стандартного профиля).

       Ниже приведен вид «Степень усвоения навыков» для Уровня III типового профиля:       Каждый столбец обозначает сообщение на выбранном уровне, представленное одной из 80 ячеек профиля. Высота каждого столбца отображает степень усвоения всех возможных видов поведения, которые могут использоваться для передачи этого сообщения на данном уровне.

Данная оценка вычисляется из расчета 2 балла за каждое усвоенное поведение и 1 балл за каждое поведение, находящееся на стадии становления. Общая оценка по каждой ячейке делится на максимально возможную оценку для данной ячейки, чтобы получить процентное соотношение.

В приведенном выше примере первый столбец слева показывает степень усвоения поведения С1 («отказывается от чего-либо или отвергает что-либо») Уровня III (нестандартное общение). Данной ячейке соответствуют семь вариантов поведения, поэтому максимально возможная оценка составляет 2 X 7 = 14.

У данного лица два вида поведения оценены как усвоенные и одно как находящееся на стадии становления, что в итоге составляет 5 (пять) баллов. 5 разделить на 14 дает 36 %, поэтому столбец имеет такую высоту. Для перехода между уровнями пользуйтесь стрелками «Следующий» и «Предыдущий».       Этот значок показывает, какой из семи уровней вы просматриваете в данный момент.

       

ПРИМЕЧАНИЕ: Помните, что людям с тяжелыми физическими ограничениями может быть сложно использовать большое количество видов поведения, и для них в этом представлении не будет отображаться слишком высокий уровень усвоения навыков. Обратите внимание, что в вид «Степень усвоения навыков» также позволяет отображать прогресс оцениваемого. Вы можете распечатать экраны вида «Степень усвоения навыков» для каждого уровня профиля для получения полных данных по результатам. 

Список коммуникативных навыков

Доступный для печати список коммуникативных навыков показывает, какие именно виды поведения оцениваемый использует для передачи того или иного сообщения.

       Вы можете перейти к нему либо с вашей начальной страницы, либо щелкнув по пункту Список навыков в верхнем левом углу профиля.

       

Если для данного лица было заполнено несколько матриц, вы увидите отдельную вкладку для каждого списка навыков. 

Источник: http://stud24.ru/psychology/matrica-obshheniya/415784-1424098-page1.html

ovdmitjb

Add comment