Irvuz

Классификация документов в бухгалтерском учете

Содержание

Виды бухгалтерских документов и их назначение

Классификация документов в бухгалтерском учете

Документальное подтверждение бухгалтерских операций это один из главных этапов учетных работ. Сведения о фактах совершения операции, либо о получении разрешения на ее совершение может быть отражено на различных носителях, однако ни одна хозяйственная операция не должна быть зафиксирована в бухгалтерском учете без оформления ее соответствующим документом.

Бухгалтерский документ – это оформленное в письменном виде подтверждение самого факта совершения хозяйственной операции, либо доказательство о получении разрешения на осуществление данной операции.

Бухгалтерские документы, используемые в учете, различны по своей природе, при этом каждый документ включает в себя ряд показателей. Подобные показатели, содержащие в себе сведения о хозяйственной операции, называются реквизитами. Все реквизиты классифицируются как:

  1. постоянные и переменные;
  2. обязательные и дополнительные.

Постоянные и переменные реквизиты отличаются друг от друга тем, что постоянные реквизиты применяются в одной организации длительный период времени (название организации, ее юридический адрес, реквизиты банка и т.д.). Переменные реквизиты определяются сущностью хозяйственной операции (кол-во поступивших материалов в накладной, наименование отпущенной в производство продукции и т.д.).

Обязательные реквизиты должны содержаться в каждом бухгалтерском документе (название документа – ПКО, РКО, накладная; содержание операции; подписи; дата, номер документа; наименование предприятия и т.д.). Состав обязательных реквизитов утвержден в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Руководящий состав организации утверждает приказом перечень лиц, наделенных правом подписи первичных документов. Денежные, а также расчетные документы подлежат обязательному подписанию директором и главным бухгалтером.

Дополнительные реквизиты зависят от содержания хозяйственной операции и назначения документа (номер телефона, основание для совершения операции, ФИО исполнителя, отметка о получении и т.д.).

Системное расположение реквизитов в бухгалтерском документе является структурой документа. Структура может иметь следующие формы: анкетная, табличная, комбинированная.

Бухгалтерский документ с анкетной структурой характеризуется расположением реквизитов как в стандартной анкете (вопрос и ответ). Реквизиты в документах с табличной структурой заполняются в виде таблицы. Комбинированная структура в бухгалтерских документах определяется расположением ряда реквизитов как в анкете, а ряд по табличной структуре.

Госкомстат России по согласованию с заинтересованными органами исполнительной власти (Министерство экономики РФ, Министерство финансов РФ и др.) утверждают унифицированные формы бухгалтерских документов.

Документы, по которым утверждены унифицированные формы обязаны оформляться в соответствии с ними. Данные формы имеют определенные требования к оформлению бухгалтерского документа, а также каждый документ имеет свое кодовое обозначение (общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД)).

Документы, не имеющие унифицированной формы, обязаны быть утверждены в учетной политике организации.

Виды документов, используемых в бухгалтерском учете.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по ряду признаков.

Схема классификации бухгалтерских документов.

По назначению

  • распорядительные (организационно-распорядительные) документы – это документы, отражающие в себе поручение, разрешение на совершение хозяйственной операции. Данные документы являются основанием для совершения операции, но не подтверждают факт ее осуществление, в связи с чем не отражаются в бухгалтерских регистрах. (приказ об оформлении на работу, доверенность, приказ о предоставлении отпуска и т.д.).
  • оправдательные (исполнительные) документы – оформляются по факту совершения хозяйственной операции и являются первичным источником для составления бухгалтерских записей в учетных регистрах (ПКО, накладные, акты выполненных работ и т. д.).
  • документы бухгалтерского оформления – данные документы оформляются бухгалтером и играют вспомогательную роль в бухгалтерии (распределение ОПР и ОХР и др.). Они также могут составляться на те хозяйственные операции, на которые нет других подтверждающих документов, так, например, справка о сторнировании бухгалтерской записи.
  • комбинированные документы – само название данных документов говорит за себя. Они содержат как характерные отличия распорядительных документов, так и оправдательных (лимитно–заборная карта, РКО и т.д.). Так лимитно-заборная карта включает в себя разрешение на отпуск материалов, а после этого и подтверждение того, что материалы выписаны в производство.

По времени составления

  • первичные документы –данные документы оформляются в момент происхождения операции и подтверждают факт ее совершения (кассовые чеки, РКО, ПКО, акт выполненных работ и т.д.).
  • сводные документы – систематизируют информацию первичных документов, обобщают ее, подводят итоги за определенный период (РПВ, кассовая книга и т.д.).

По объему информации

  • разовые документы – отражают в себе информацию о совершении одной хозяйственной операции (ПКО, РКО и т.д.).
  • накопительные документы – это документы, состоящие из перечня однородных операций за конкретный период времени (журнал учета ПКО, РКО).

По месту составления

  • внутренние документы – используются и оформляются во внутреннем документообороте организации (рабочие наряды, накладные).
  • внешние документы – поступающие в организацию со стороны от физических и юридических лиц (платежные поручения).

По структуре

  • анкетные документы – структура документа характерна для типичной анкеты.
  • табличные документы – расположение реквизитов представлено в форме таблицы.
  • комбинированные документы – включают в себя элементы анкетной и табличной структуры.

Требования, предъявляемые к оформлению и содержанию информации в бухгалтерских документах.

Записи в бухгалтерских документах должны быть понятны для чтения и разборчивы, делаются данные записи с использованием компьютерной техники, шариковых ручек, чернил и пишущих машин, если где-то они еще остались. Применять стирающиеся ручки или простой карандаш категорически запрещено, также необходимо прочеркнуть пустые строки, во избежание возможности вносить дополнительные записи.

Первичные бухгалтерские документы оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции, либо после ее совершения.

Также в документе должны быть проставлены подписи лиц уполномоченных на подписание данного документа и лица несущего ответственность за его составление. Первичный документ составляется в нескольких экземплярах для всех участников хозяйственной операции.

Не допускается при оформлении первичных документов: использование корректирующих жидкостей, подчисток, помарок и иных исправлений, кроме оговорённых.

Оговоренные исправления должны быть в обязательном порядке согласованы со всеми участниками хозяйственной операции и подтверждены подписями с проставлением даты внесения изменений. Однако есть и такие документы в которых исправления не допускаются, так, например, банковские и кассовые документы.

Документооборот на предприятии и его основы.

Документооборот – это система движения документов на предприятии с момента их создания (оформления), либо получения со стороны от физических и юридических лиц, до момента передачи в архив.

Система документооборота на предприятии осуществляется в соответствии с графиком. По каждому документу документооборот может оформляться в виде инструкций, схем, таблиц.

График документооборота определяет порядок формирования первичных документов, оформления и передачи их для осуществления определенных записей в бухгалтерском учете. Ответственность за соблюдение сроков и оформление несут лица составившие и подписавшие его.

Документооборот по отдельным видам документов устанавливается федеральными органами исполнительной власти РФ (например, по денежным).

Бухгалтерские документы, такие как бухгалтерская отчетность, регистры бухгалтерского учета, первичные документы подлежат обязательному хранению, в соответствии со ст. 29  ФЗ «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06.12.2011г. Хранению документы подлежат в течении сроков, определенных правилами государственного архивного дела, но не меньше 5 лет после отчетного периода.

Изъяты из архива документы могут быть только налоговой инспекцией и налоговой полицией, органами дознания, органами прокуратуры и предварительного следствия, судами на основании и в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Источник: https://buhbook.net/buhgalterskij-uchet/teoriya-buhgalterskogo-ucheta/vidyi-buhgalterskih-dokumentov-i-ih-naznachenie/

Что такое первичные документы в бухгалтерском учете — виды и перечень «первички»

Классификация документов в бухгалтерском учете

Банки Сегодня Лайв

Статьи, отмеченные данным знаком всегда актуальны. Мы следим за этим

А на комментарии к данной статье ответы даёт квалифицированный юрист а также сам автор статьи.

Первичные документы бухгалтерского отчета – важнейшее звено в документообороте любой компании. Без них не получится не только правильно посчитать все приходы-расходы и поступления, но и правильно посчитать (а тем более – подтвердить налоговой) отчисления в налоговую инспекцию. Какой бывает «первичка» и какие требования к ней предъявляются? Давайте разбираться.

Необходимо разобраться, что вообще понимают под этим определением. Итак, первичные документы бухгалтерского учёта – это подтверждение проведенных хозяйственных сделок на предприятии, принесших какой-либо экономический эффект. Это подтверждающий документ – например, какая-нибудь накладная.

Эти документы важны не только для учета в сфере бухгалтерии. Они необходимы для соблюдения налогового законодательства и подтверждения всех проводимых операций. С помощью первичных документов можно определить объем обязательств компании перед государством. Налоговая будет требовать эти справки, чтобы проверить правильность подсчетов.

Первичные документы должны оформляться непосредственно в момент проведения операции, либо же сразу после ее окончания. Но последнее – только в том случае, если нет возможности заниматься оформлением документов в процессе.

И стоит помнить, что такие оттягивания очень не рекомендуются и позволяются только в исключительных ситуациях.

Что такое «первичка»

Таким типом документов называются те, которые подтверждают уже осуществленные действия хозяйственного характера. Например, покупку нового токарного станка. Без первичной документации, способной подтвердить то или иное действие, невозможно занести расход/доход или поступление чего-либо в книгу учета.

Первичные документы могут быть и электронными, и бумажными – разницы нет. Единственная особенность такого электронного документооборота: для подтверждения необходима электронная подпись.

Впрочем, некоторые предприятия могут ограничивать использование цифровых возможностей.

По условию договора или в некоторых случаях, регулируемых законом, можно требовать предоставления только бумажной «первички».

В первичном документе бухгалтерского учета обязательно должна быть вся необходимая информация для учета хозяйственной деятельности. В противном случае могут возникнуть проблемы, связанные с налоговой. Если не получится подтвердить какой-либо расход или доход – сумма вычетов может увеличиться.

Такой документ – доказательство того факта, что в хозяйстве организации было совершено какое-либо действие, повлиявшее на экономическое состояние.

Перечень документов бухгалтерского учета

Интересно, что законодательством не регламентируются конкретные документы, поэтому можно выбирать из множества приемлемых вариантов. Это позволит отрегулировать удобство ведения отчетности. Но какая «первичка» вообще бывает?

  1. Договор. Содержит конкретные условия хозяйственной сделки. В нем перечислены все финансовые нюансы и ответственность всех задействованных сторон за выполнение.
  2. Товарная накладная. Перечисление всех оказанных услуг или передаваемых товаров. Сохраняется у каждого участника сделки – нужно будет сделать копии.
  3. Акт приема-передачи. Подтверждает, что услуга была выполнена в полном объеме, а ее качество удовлетворяет оговоренному. Этот акт подтверждает прием выполненной работы и, соответственно, полное одобрение заказчика.
  4. Акт приема-передачи № ОС-1. В отличие от предыдущего документа, используется в фиксации мероприятий с вводом-выводом основных средств.
  5. Счет. Подтверждение готовности оплатить товар или услугу. В счете могут быть перечислены дополнительные условия и прайс на предоставляемые услуги. Также этот документ позволяет вернуть деньги.
  6. Расчетная ведомость. Используется при решении хозяйственных задач, связанных с персоналом. То есть в этих ведомостях учитываются все ситуации по оплате труда. В расчетную ведомость необходимо включать не только, собственно, зарплату. Но и все премии, сверхурочные, стимулирующие и прочие денежные «вливания» в работника.
  7. Кассовые документы. Необходимы для учета финансовых сделок по реализации товара или услуги. В эту категорию входит не только кассовая книга, но и ордеры прихода-расхода.

Как узнать стоит ли блокировка на карте Сбербанка

Естественно, все эти документы оформляются по-разному в зависимости от установленных правил и порядков. Основные правила определены, и их необходимо придерживаться при создании первички.

Классификация документов «первички»

Существует несколько способов разделения бухгалтерской документации по категориям. Это заметно упрощает определение и непосредственно документооборот Группировка происходит по определенным принципам и особенностям.

Итак, первичные документы подразделяются:

  1. По назначению. Выделяются распорядительные – доверенности и платежные поручения; исполнительные/оправдательные – платежные ведомости и акты выполненных работ; документы бухгалтерского оформления – ведомости, расчеты и справки; комбинированные – кассовые ордеры, авансовые отчеты и требования; и бланки строгой отчетности – абонементы, квитанционные книжки и так далее.
  2. По объему содержания данных. Включены собственно первичные документы – кассовые ордеры и чеки; и сводные первичные документы – кассовые отчеты за определенный период и ведомости.
  3. По способу отражения хозяйственных операций. Выделяются разовые – кассовые отчеты; и накопительные – ведомости и лимитно-заборные карты.
  4. По месту составления. Разделены на внутренние (все, оформляемые организацией) и внешние (полученные от поставщиков, аутсорсеров и так далее).

Эта исчерпывающая классификация отражает практически все первичные документы, с которыми может столкнуться бухгалтерия при оформлении отчетности.

Учетные регистры для первички

Каждый поступивший в бухгалтерию первичный документ должен быть поставлен на учет. Поэтому существуют специальные учетные регистры. Это специальные счетные таблицы, сделанные по определенной форме. Они необходимы, чтобы собрать информацию о хозяйственных операциях на счетах и не запутаться в куче справок, накладных и так далее.

Учетные регистры бывают разные. Как правило, их подразделяют на следующие категории:

  1. По назначению. Сюда входят хронологические (записываются документы по мере их появления), систематические (первичка записывается с учетом ее группировочных признаков). Комбинация этих двух типов называется синхронистическими регистрами – в идеале именно их и должна делать бухгалтерия.
  2. По обобщению данных. В эту категорию попадают интегрированные (от частного к общему) и дифференцированные (от общего к частному) регистры.
  3. По внешнему виду. Все очень просто – разделяются по физической форме регистра. Он может быть в виде карточки, книжки, электронного носителя и так далее.

Правильное ведение учетных регистров заметно упростит задачу и предохранит от множества проблем.

Требования к первичной документации

Поскольку первичка является важной частью бухгалтерского документооборота, необходимо внимательнейшим образом относиться к ее ведению и заполнению. Существуют определенные требования, нормы и стандарты, которых придется придерживаться.

Что должно быть в первичке

Первичные бухгалтерские документы должны создаваться по определенным стандартам, чтобы налоговая без проблем приняла их, и в дальнейшем ни у кого не возникало проблем. Поэтому в первичке обязательно нужно указать следующую информацию:

  1. Название конкретного документа.
  2. Дата составления.
  3. Название субъекта, который (или от имени которого) проводится то или иное действие.
  4. В чем суть хозяйственной операции.
  5. Измерители хозяйственной операции. Бывают денежные либо натуральные. Если натуральные – надо указать, чем измеряется.
  6. Лица, ответственные за правильное проведение операции и подготовку документов по ней. Обязательно указывать должности.
  7. Подписи фигурантов, их ФИО и другой информации, которая поможет идентифицировать их.

Наличие всех этих данных необходимо не только для подтверждения, что операция действительно проводилась. Информация, указанная в документе, позволит в случае необходимости сверить все показатели, обратиться к действующим лицам и уточнить некоторые моменты.

Правила оформления первичной документации

Важно помнить, что при создании подобных документов недостаточно просто учесть данные, которые она должна нести. Нормами установлены определенные правила ведения и создания таких бумаг. Если они будут нарушены, или у налоговых инспекторов возникнут сомнения – придется не просто переделать документ, но и заплатить крупный штраф. Особенно если нарушение – не первое.

Итак, каких рекомендаций необходимо придерживаться, чтобы не вызвать гнев налоговой:

  1. Писать строго без ошибок (в том числе и пунктуационных) и помарок. Не допускать опечатки в электронных документах.
  2. Использовать можно любые ручки. Но желательно подобрать такие, которые не будут мазать при написании – это разведет грязь на бумаге, что недопустимо.
  3. Составлять документы нужно уже в случае предположений, что какая-то хозяйственная операция будет произведена. В крайнем случае (что очень не рекомендуется) можно составить и оформить первичку сразу после операции.
  4. Абсолютно все расчетные данные, представленные в цифровой форме, необходимо дублировать прописью.
  5. Если каких-то данных для заполнения реквизитов в бланке первички нет, необходимо поставить там прочерк. Пустые строки оставлять категорически запрещено.

Важно помнить, что чем ответственней бухгалтер будет относиться к заполнению первичных документов, тем меньше в будущем у организации будет проблем.

Что делать, если ошибка уже допущена?

В ситуации, когда необходимо подправить тот или иной первичный документ, необходимо знать, что можно и нельзя делать. Итак, при исправлении ошибок можно:

  1. Зачеркнуть неверные данные и указать правильные рядом. Обязательно поставить подпись человека, который поправил информацию, а также указание «Исправленному верить» и конкретная дата, когда была внесена правка.
  2. Сделать дополнительные записи. Применяется, если суммарные значения сделок были оформлены, но в результате оказались несколько выше. В таком случае необходимо остатки записать в новый документ и учесть их в текущем либо следующем отчетном периоде.
  3. Провести сторнирование. То есть исправить запись с применением отрицательных значений: прописать неверные данные красной пастой, после чего указать рядом правильные.

Ни в коем случае не используйте корректор! Он запрещен, и за его применение налоговая будет жестко наказывать нарушителя.

Также недопустимы заметные исправления, «грязь» и мажущие ручки. Вся документация должна быть оформлена предельно аккуратно.

Длительность хранения первички

Согласно статье 29 402-ФЗ, все необходимые документы должны храниться у экономического субъекта. Он обязан обеспечивать их сохранность в течение минимум пяти лет после окончания отчетного года. Это же подтверждается приказом Минкультуры РФ №558 (от 25.08.2010).

Налоговые инспекторы могут в любой момент запросить документы за указанный период. И организация будет обязана их предоставить. Кроме того, можно хранить документацию и дольше – в случае определенных обстоятельств она станет хорошим доказательством в суде.

Источник: https://bankstoday.net/last-articles/pervichnye-dokumenty-buhgalterskogo-ucheta-vidy-klassifikatsiya-trebovaniya

Классификация документов в бухгалтерском учете

Классификация документов в бухгалтерском учете

Классификацией называется группировка документации, поступающей в компанию, по определенным признакам. К числу последних относится:

  • назначение документов;
  • место формирования бумаги;
  • степень обобщения содержащихся сведений;
  • особенности охвата бизнес-операций и т.д.

В зависимости от того, к какой группе относится бумага, меняются требования к ее обязательным реквизитам, структуре, юридическому оформлению.

Основные средства в бухгалтерском учете

Типы документов в зависимости от места создания

По месту формирования выделяются следующие самостоятельные виды бухгалтерских документов:

1. Внутренние

Это документы, издаваемые на предприятии и используемые для его внутренних нужд. К их числу относятся авансовые отчеты, на основании которых бухгалтерия начисляет и выплачивает работникам командировочные, путевые листы, используемые для определения транспортных издержек, расчета зарплаты водителей, личные карточки сотрудников, куда вносятся сведения о персонале и т.д.

Внутренние деловые бумаги упорядочивают взаимодействия между подразделениями фирмы, служат основанием для проведения операций в учетных программах. Они хранятся по установленным правилам и предоставляются контролирующим структурам (налоговой инспекции, инспекции по труду) по требованию.

2. Внешние

Это документация, поступающая в компанию от третьих лиц или создаваемая ответственными сотрудниками для предоставления контрагентам. Такие деловые бумаги отражают информацию о взаимодействии фирмы с внешним миром. К их числу относятся счета, полученные от поставщиков и подрядчиков, счета-фактуры, платежные поручения, выписки по счету из кредитных организаций и т.д.

Как правило, внешние бумаги составляются по унифицированным формам и содержат перечень обязательных реквизитов, обозначенных в законодательстве.

Классификация документов в бухгалтерском учете по назначению

В зависимости от целей формирования бухгалтерских документов они разделяются на три разновидности:

1. Распорядительные

Это бумаги, содержащие описание целей, функций, прав и обязанностей рядовых специалистов и руководителей, связанных с текущей деятельностью компании. Они формулируют задачу, но не являются подтверждением ее исполнения, поэтому не признаются основанием для формирования бухгалтерских проводок. Зато такие бумаги являются основанием для выдачи денег и иных ценностей.

К категории распорядительной документации относятся приказы о приеме на работу, чек на снятие наличности в банке, подписанный руководителем, платежка, направленная по системе Клиент-Банк, доверенность на получение товара и т.д.

2. Оправдательные (исполнительные)

Оправдательные документы в бухгалтерском учете подтверждают, что была совершена определенная бухгалтерская операция конкретным должностным лицом. Это деловые бумаги, на основании которых делаются проводки в учетной программе предприятия. Это банковские выписки, акты выполненных работ, товарные накладные.

Для материально ответственных лиц исполнительная документация является подтверждением правомерности получения материальных ценностей, произведенных расчетов (кассовые чеки, авансовые отчеты).

3. Комбинированные

Совмещают характеристики оправдательных и распорядительных документов. Они являются поручением на осуществление хозяйственных операций и доказательством, что последние действительно были совершены. Такие бумаги позволяют оптимизировать бизнес-процессы компаний, упростить ход бухгалтерской обработки. К их числу относятся приходные и расходные кассовые ордера, расчетные листки сотрудников.

Типы документации в зависимости от порядка отражения информации

В зависимости от того, какой объем данных отражен в конкретных бумагах, они могут быть двух типов

Это документы первого уровня в бухгалтерском учете. Это бумаги, отражающие факты хозяйственной жизни в момент их непосредственного совершения. Например, выдача денежных средств из кассы опосредуется оформлением расходного ордера, отправка средств контрагенту с расчетного счета – платежным поручением и банковской выпиской, отгрузка товаров – накладной, прем выполненных работ – актом и т.д.

«Первичка» оформляется по строго унифицированной форме и служит основанием для отражения операций в учетной программе.

Бухгалтер осуществляет ее контроль на наличие необходимых реквизитов, соответствие законодательным нормам, целесообразность осуществленных расходов, а затем проводит дальнейшую обработку.

Такие бумаги обязательно хранятся в архиве компании пять лет и предоставляются налоговикам при проверках.

Это деловые бумаги второго уровня, обобщающие данные нескольких первичных документов, содержащие дополнительные сведения, необходимые для эффективного управления предприятием. Они формируются после совершения хозяйственных операций. Пример: отчет кассира, содержащий информацию по всем РКО и ПКО за день, товарный отчет, совмещающий данные из нескольких накладных.

Классификация по охвату хозяйственных операций

В зависимости от охвата документация разделяется на:

1. Разовую

Это закрывающие бухгалтерские документы, в которых содержится информация об одной или нескольких операциях, сделках, совершенных единовременно. Это чек, кассовый ордер, товарная накладная и т.д.

2. Накопительную

Документы такого типа формируются в течение заранее определенного временного интервала (например, месяца, квартала, года). Они включают сведения о многих однородных хозяйственных операциях и позволяют значительно уменьшить количество деловых бумаг в обороте фирмы.

Яркий пример накопительной документации – лимитно-заборная карта, дающая возможность контролировать отпуск материалов со складов в производственный цех, устанавливать необходимые ограничения.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://raszp.ru/spravochn/klassifikaciya-bukhgalterskikh-dokumentov.html

Бухгалтерские документы, их классификация

Классификация документов в бухгалтерском учете

Введение

Бухгалтерский учет является документальной наукой. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании документации.

Документация составляет организационную основу системы бухгалтерского учета на предприятиях и в организациях различных форм собственности.

Документ подтверждает совершение хозяйственной операции и служит основанием для записей в учетные регистры. Так бухгалтерский документ является важной составляющей финансовой отчетности фирмы.

Значение документов в бухгалтерском учете чрезвычайно велико.

Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранность материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. Именно поэтому выбранная мною тема актуальна.

Цель моей работы: разобраться в значении понятия «бухгалтерский документ» и рассмотреть документацию бухгалтерских документов.

Задачи работы: рассмотреть классификацию бухгалтерских документов, понятие и значение документооборота,  виды первичных документов, а также решить задачу.

Давайте разберемся, что же такое «бухгалтерский документ».

Понятие бухгалтерского документа

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, доказательство факта совершения хозяйственной операции или права на ее совершение. Также документ устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Документирование операций – это процесс сбора, текущего наблюдения, измерения  и записи операций в документах.

Для целесообразного ведения бухгалтерского учета на любом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления. Только тогда финансовая деятельность фирмы будет рациональной.  

Также нужно отметить, что в первую очередь  качество бухгалтерского учета зависит от правильности и своевременности составления документов. Именно поэтому значение и роль документации очень велики. Документы осуществляют  предварительный и последующий контроль  сохранности имущества предприятия, контроль законности и целесообразности хозяйственных операций.

Руководящие работники  предприятия осуществляют предварительный контроль при подписании документа, на основании которого и совершается определенная хозяйственная операция (например, прием и выдача материалов, выплата денег из кассы и т.

д.). Работник, подписывая документ,  берет на себя ответственность за законность и целесообразность данной хозяйственной операции. Это возлагает на каждого работника, подписавшего документ, личную ответственность за данное разрешение.

Последующий контроль в основном производится в форме документальных ревизий, при аудиторской проверке, а также  путем проверки в бухгалтерии всех поступающих документов.

Таким образом, документация как способ оформления хозяйственных операций документами и обоснования бухгалтерских записей – один из элементов метода бухгалтерского учета. С документацией также связаны такие элементы метода бухгалтерского учета как  счета и инвентаризация.

Бухгалтерские документы – основание для последующих записей операций в системе счетов. Данная характеристика  документов широко  используются для анализа хозяйственной деятельности организации, для действенного руководства и управления деятельностью.

Нужно учитывать, что основанием для отражения хозяйственных операций в системе бухгалтерского учета могут являться  только правильно оформленные документы.

На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, готовой продукции, денежных средств, устанавливаются законность и целесообразность операций.

  Важную роль играют  документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, а также имеют особое значение при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства.

В организациях, в процессе финансово-хозяйственной деятельности, совершаются разнообразные операции. Как следствие, различны и документы, которыми они оформляются. Наряду с этим, разнообразие документов объясняется еще их особенностями  в учетной работе. Поэтому существует классификация бухгалтерских документов.

Классификация бухгалтерских документов

2.1. Значение классификации

Любая классификация является дополнительным средством познания явления, более углубленного и полного исследования целого и его частей, способом установления системно-структурных связей между элементами.

Таким образом, мы видим, что классификация документов играет важную роль в систематизации бухгалтерского учета.

Любой документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями действующего законодательства. Кроме того, следует отметить, что при организации документирования хозяйственных операций большое значение необходимо уделить соблюдению принципа приоритета содержания перед формой. Исходя из этого, выделяют разные виды классификаций документов.

2.2. Виды классификаций бухгалтерских документов

Мы знаем, что хозяйственные операции производятся с оформлением первичных документов, на основании которых предприятие ведет бухгалтерский учет.

Первичные документы можно классифицировать следующим образом:

  • по назначению;
  • по содержанию хозяйственных операций;
  • по порядку составления;
  • по способу использования;
  • по месту составления;
  • по способу заполнения.

Давайте рассмотрим каждую из этих групп.

Бухгалтерские документы по назначению делятся на следующие группы:

  • организационно-распорядительные;
  • оправдательные (исполнительные);
  • комбинированные;
  • документы бухгалтерского оформления.

К организационно–распорядительным документам относятся бухгалтерские документы такие, как приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.д.

Данные документы должны содержать в себе распоряжение, разрешение, поручение или право на проведение какой-либо хозяйственной операции.

Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как сам факт совершения операции в них не отражается.

Оправдательные или исполнительные документы – это документы, которые составляют в сам момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, которая содержится в них, должна быть занесена в учетные регистры. К оправдательным документам относятся приходные ордера накладные, требования, акты приемки и т.д.

Наряду с предыдущими существует ряд документов, которые сочетают в себе и разрешительный и оправдательный характер. Как правило, такие документы относят к комбинированным. Комбинированными документами являются платежная ведомость, расходный кассовый ордер.

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это могут быть различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии. Информация из таких документов бухгалтер должен занести в учетные регистры.

По содержанию хозяйственной операции документы могут быть:

  • денежные – документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия, например, платёжное поручение;
  • материальные – это документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей, например, приходный ордер;
  • расчётные – данные документы используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам, например, счёт-фактура.

Также первичные документы по способу использования подразделяются на накопительные (отражают несколько операций за определенный период, например, лимитно-заборная карта, табель рабочего времени) и на разовые (составляются отдельно по каждой операции, например, накладная на отпуск материалов, приходные и расходные кассовые ордера, наряды).

По порядку составления документы разделяются на первичные и сводные. Первичные документы составляют в момент совершения хозяйственной операции (это могут быть накладные, приходные и расходные кассовые ордера, акты приема работ и др.).

Сводные документы составляются на основании однородных первичных документов путем группирования и обобщения и балансовой увязки их показателей (это могут быть авансовые отчеты, отчеты кассира, товарные отчеты, платежные ведомости и др.).

По месту составления первичные документы могут быть внутренние и внешние. Внутренние документы составляются внутри организации (кассовые ордера, акты ввода в эксплуатацию основных средств и др.). Внешние документы составляются вне организации (накладные на получение товарно-материальных ценностей от поставщиков и др.).

Кроме того, отдельно выделяются учетные регистры, т.е. документы аналитического и синтетического учета (ведомости, журналы-ордера, бухгалтерские книги и т.д.). также необходимо организовать систему взаимного контроля работников бухгалтерии при организации системы документирования хозяйственных операций.

По качественным признакам документы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является документ, составленный по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию. Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным.

2.3. Понятие фиктивного и подложного документа

Существуют понятия  фиктивного и подложного документа, они тесно связаны с первичным и сводным документами.

Фиктивный документ -это вымышленный документ, изготовленный по образцам подлинных документов, проще говоря, подделка.

Подлог же выявляется при обнаружении регистрации в сводном документе фиктивного первичного документа. Если в сводном документе будет обнаружена ссылка на первичный документ, а самого документа не существует.

Подложный документ – фальшивый документ, который  изготовлен с соблюдением установленной формы. Подложным документом также может быть подлинный документ с частично измененными реквизитами.

Необходимо помнить о том, что предусмотрена статья, определяющая ответственность за использование заведомо подложного документа в ч. 3 ст. 327 УК РФ.

Под «использованием» подложного документа имеются в виду такие действия субъекта, которые при его предъявлении, представлении (демонстрации), предоставлении извлекают пользу, выгоду, эффект или другие полезные свойств документа.

Предметом в данном случае выступает подложный документ, то есть явно фальшивый, фальсифицированный.

Подложный документ ни при каких обстоятельствах не может считаться подлинным, а подлинный даже в случае незаконного обращения с ним не становится подложным.

Если же вместо соответствующего документа представляется иной, близкий по внешнему виду, содержанию (пропуск вместо удостоверения сотрудника милиции, просроченная справка и т.п.), данные действия скорее всего относятся к обману, а не к подлогу документов.

Проблемным является вопрос о квалификации использования подложного документа, изготовленного самим его исполнителем.

Различают документы интеллектуального и материального подлога. Документы интеллектуального подлога отражают операции, которые в действительности не были совершены.

Это может быть документ, в котором зафиксирована фиктивная операция с товарно-материальными ценностями. Такие документы называют бестоварным, а если с денежными средствами – безденежным документом (например, товарный отчёт).

Цели оформления таких документов различны, но все в основном направлены на хищение. Основные цели бестоварных операций:

  • списание похищенных недостающих ценностей на расчёты с покупателями и заказчиками (на дебиторскую задолженность);
  • сокрытие недостач или излишков при инвентаризации;
  • оприходование не поступивших материалов в целях присвоения предназначенных для их приобретения денежных средств.

Источник: http://myunivercity.ru/%D0%91%D1%83%D1%85%D0%B3%D0%B0%D0%BB%D1%82%D0%B5%D1%80%D1%81%D0%BA%D0%B8%D0%B9_%D1%83%D1%87%D1%91%D1%82_%D0%B8_%D0%B0%D1%83%D0%B4%D0%B8%D1%82/%D0%91%D1%83%D1%85%D0%B3%D0%B0%D0%BB%D1%82%D0%B5%D1%80%D1%81%D0%BA%D0%B8%D0%B5_%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B_%D0%B8%D1%85_%D0%BA%D0%BB%D0%B0%D1%81%D1%81%D0%B8%D1%84%D0%B8%D0%BA%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F/88747_1559068_%D1%81%D1%82%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%86%D0%B01.html

Первичные бухгалтерские документы

Основные факты хозяйственной деятельности, такие, как продажа или покупка товаров, оказание услуг клиентам,  отражаются в учете на основании первичных документов – накладных и актов.

Их еще называют документами первого уровня в бухгалтерском учете.

Как следует из названия, именно они являются отправной точкой для формирования учетных записей, на основании которых строится весь дальнейший документооборот компании.

Когда речь идет об исходящих накладных или актах, то их бланк компания вправе разрабатывать сама, либо же она может использовать типовые формы документов. Так или иначе используемые формы первичных учетных документов должны быть утверждены в учетной политике организации.

Входящие документы компания принимает по тем формам, которые предлагаются поставщиками и исполнителями. Разумеется, такие накладные и акты должны содержать все обязательные реквизиты.

В этом случае они будут являться также и закрывающими бухгалтерскими документами, то есть будут подтверждать факт исполнения обязательств стороны-исполнителя по договору.

Помимо первичных документов в документообороте компании можно выделить оправдательные документы в бухгалтерском учете. Это несколько более широкое понятие.

К оправдательным документам можно отнести, например, счета-фактуры, которые с одной стороны не относятся к первичным учетным документам, но с другой, являются основанием для принятия к вычету входящего НДС, выделенного в цене приобретаемых товаров или услуг.

Первичные и оправдательные документы являются наиболее многочисленными в учете компании. Их принято хранить в структурированных папках по конкретным видам бумаг.

Какого-либо конкретного предписываемого законом способа систематизации документов в бумажном виде не предусмотрено, так что бухгалтер компании вправе сам разработать систему, в которой будет легко ориентироваться и в случае, например, проверки, сможет быстро найти тот или иной документ.

Регистры в бухгалтерском учете

Систематизированные данные, отраженные в учете на основании первичных документов, образуют регистры бухгалтерского учета. Регистры используются для обобщения данных по конкретным счетам и, в конечном счете, позволяют формировать бухгалтерскую отчетность.

Формы регистров также разрабатываются фирмой самостоятельно и закрепляются для использования в учетной политике.

Согласно статье 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ регистры бухгалтерского учета должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование регистра;
  • наименование организации, составившей регистр;
  • дата начала и окончания ведения регистра или период, за который этот регистр был составлен;
  • хронологическая или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
  • величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
  • наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
  • подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Выделяют регистры синтетического и аналитического учета. Первые включают в себя обобщенную информацию по деятельности организации. К таким регистрам относится, например, оборотно-сальдовая ведомость.

Регистры аналитического учета систематизируют данные по отдельным счетам бухучета, то есть предоставляют конкретную информацию по конкретным видам задолженностей, хозяйственных операций, остатков товаров и ТМЦ, имуществе и так далее.

Примером аналитического регистра может служить анализ по конкретному счету в разрезе субсчетов.

Бухгалтерские регистры, как аналитического, так и синтетического учета, могут составляться на бумажном носителе или в виде электронного документа.

Различные программы, в которых большинство компаний ведут бухгалтерский учет, позволяют с легкостью решить проблему составления регистров: те или иные их виды можно сформировать и распечатать в любой момент, если бухгалтерия пристально следит за отражением в такой программе первичных документов.

Отчетные документы

Сформированные в должном порядке и в полном объеме регистры бухучета позволяют в конечном счете составлять бухгалтерскую отчетность компании.

Напомним, что для представителей малого бизнеса она включает в себя две формы: бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах.

Более крупные компании помимо этих форм сдают отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств и пояснительную записку к бухгалтерскому балансу.

Поскольку показатели в отчетности базируются на данных регистров аналитического и синтетического учета, а те в свою очередь основываются на записях, отраженных на основании первичных учетных документов, то можно с легкостью проследить цепочку передачи сведений в бухучете: от конкретных фактов хозяйственной деятельности, до формирования обобщенных данных о компании в целом. Подобный подход нацелен, в том числе, на решение одной из основных задач бухучета – задачи формирования полной и достоверной информации о деятельности компании и ее имущественном положении, необходимой для внутренних и внешних пользователей бухгалтерской отчетности.

Источник: https://spmag.ru/articles/klassifikaciya-dokumentov-v-buhgalterskom-uchete

ovdmitjb

Add comment