Irvuz

График документооборота в бухгалтерском учете

Содержание

График документооборота в бухгалтерии образец 2018

График документооборота в бухгалтерском учете

Составленный график документооборота РІ бухгалтерии – залог правильной отчетности.

Вся документация, поступающая в организацию, создается либо на самом предприятии, либо заходит извне.

Большая часть из поступающих документов на бухгалтерском термине называется первичка, которая в обязательном порядке в первой очередности проходит именно через бухгалтерию.

Каждый специалист, работающий в бухгалтерских отделах на крупных и более мелких предприятиях, знает, как порой бывает трудно добиться своевременного поступления столь нужного для отчетности документа. � именно труженики бухгалтерии в первую очередь заинтересованы в наличии графика документооборота.

Что такое график документооборота

Любые документы, поступающие на предприятие или создающиеся в нем, проходят несколько стандартных этапов:

  • создание документации;
  • обработка документации;
  • архивация документации;
  • уничтожение документации.

Этот закономерный процесс Рё РЅРѕСЃРёС‚ название – документооборот.

Как и любое другое действие на предприятии, на котором со скрупулезностью относятся к ведению документации, и этот процесс должен быть зафиксирован. Регламентировать документооборот можно с помощью:

  • положения Рѕ документообороте;
  • графика документооборота;
  • инструкции документооборота.

Учитывая наибольшую удобность, большинство компаний и предприятий, а, точнее, их бухгалтерские отделы, используют и в 2018 году именно график документооборота. Единой формы графика не существует, он создается в индивидуальном порядке для каждой конкретной организации с учетом абсолютно всех направлений деятельности данного предприятия. � желательно не только для бухгалтерии, а и для любого другого отдела, в работе у которого имеется определенный объем документации.

Вот, к примеру, образец графика документооборота отдела кадров:

Если вернуться к бухгалтерии, то это подразделение любого предприятия, имеет наибольшую ответственность за правильно составленную документацию.

Ведь именно по их документам сдается отчетность во все государственные службы и инстанции.

� если вдруг какой-нибудь из отделов не предоставит бухгалтеру очень важный документ, который не будет учтен до начала составления отчетности, то до сдачи придется переделать всю работу с самого нуля.

�ли же предоставить в налоговую службу, так называемую уточненку, после выявления не вошедшего в отчетность документа, так как в отчетность следующего раза внести его нет возможности из-за не состыковки даты.

Например, отчетность РІ налоговую службу была сдана РІ первом квартале 2018 РіРѕРґР° Рё после ее сдачи РЅР° столе Сѓ бухгалтера «РїРѕСЏРІРёР»Р°СЃСЊ» служебная записка Рѕ расходах РЅР° рекламную акцию, проведенную именно РІ тот период, Р·Р° который отчет уже ушел РІ работу Рє налоговикам. Рђ вставить ее РІ отчет Р·Р° следующий квартал – РЅРµ РїРѕ правилам, так как искажается картина РїРѕ реальным расходам РІ определенный отрезок времени.

Учитывая такие факторы риска, приходим к тому, что наличие графика документооборота в бухгалтерии является неотъемлемой частью системы внутреннего контроля в любой организации.

График документооборота в бухгалтерии в 2018 году

Как говорилось выше, найти стандартный образец графика документооборота нет возможности, соответственно к его составлению следует приложить усилия самим работникам отделов. Самый подробный график должен быть, конечно же, у бухгалтерии с учетом всех без исключения пунктов деятельности разных отделов предприятия.

На следующем этапе следует собрать сведенья обо всех документах, которые создаются во время деятельности предприятия.

В этот список в обязательном порядке вносятся не только ежедневные, но и периодические, даже, можно сказать, совсем редкие бумаги.

Также при составлении графика обязательно вписывается сам процесс движения документов.

Не оставляются без внимания даже те факторы деятельности предприятия, которые не контролируются бухгалтерией, но должны быть внесены в отчетности.

Обычно подтверждением таких действий являются служебные записки или справки, которые также включаются в график документооборота.

Ответственность за первичную документацию

Так повелось традиционно, что для обработки первичной документации при бухгалтерии нанимаются отдельные работники.

В их обязанности входит прием документов и последующая их передача по назначению.

Так сказать, некие посредники между предприятием и бухгалтерами.

Пример оформления графика документооборота

РЎРїРѕСЃРѕР± оформления графика – СЃСѓРіСѓР±Рѕ личное дело каждого. РљРѕРјСѓ-то, например, удобнее РІ РІРёРґРµ таблицы.

А кто-то предпочитает составлять подобный документ в виде списка или схемы.

В каждом из этих способов имеются свои плюсы.

Для небольшой организации с не разносторонней деятельностью, лучшим вариантом графика станет текстовое оформление, которое не займет много времени.

Для крупного предприятия с разносторонней деятельность, идеальным помощником в ведении бухгалтерии станет составленный график документооборота в виде таблицы.

Так как именно в таком варианте графика можно детально прописать информацию о каждом документе.

На практике такие виды графика легко создаются при помощи таблиц Excel, позволяющей легко редактировать данные.

А более наглядным вариантом передвижения документации на предприятии является схематическое исполнение.

Внедряем сроки подачи документов в практику

После основной проделанной работы, остается установить сроки подачи документов для работников разных отделов и подразделений предприятия.

В этом вопросе все так же, как и с выбором оформления, зависит от удобности. Можно установить сроки подачи документации в определенные числа рабочего календарного месяца или дни недели.

Р�ли же – РЅР° протяжении строго определенного промежутка времени, после создания.

Оповещение сотрудников

Если предприятие небольшое, то с ознакомлением работников с графиком документооборота бухгалтерии сложностей не возникнет. С предприятием, штат сотрудников которого весьма внушителен, дело обстоит немного сложнее. Но также решается.

Наименее трудоемким процессом ознакомления работающих на предприятии для бухгалтера станет составление дополнительного листа к графику, в котором будут проставляться подписи всех членов трудового коллектива, которые ознакомились с данным документом. Но к сожалению, этот вариант может внести некоторую путаницу и недопонимание в вопросах: что и когда сдавать.

Наиболее понятным и простым способом может стать индивидуальная выписка для каждого работника или подразделения.

При помощи функций все той же любимой работниками офисов программы Excel, можно без лишних хлопот проделать данную операцию.

� вручить сотрудникам под подпись о получении и ознакомлении.

Для того чтобы сроки подачи документов соблюдались можно ввести положение о снижении премий. � этот способ будет хорошей мотивацией для подачи документации в установленный срок.

Скачать образец бланка и пример графика документооборота в бухгалтерии

Источник: https://paperdoc.ru/documents/buxgalterskie-dokumenty/grafik-dokumentooborota-v-buxgalterii

График документооборота в бухгалтерии образец 2017

График документооборота в бухгалтерском учете

Чтобы создавать, получать, принимать бухгалтерские документы к учету, обрабатывать их и передавать своевременно и без проблем, необходимо организовать и контролировать весь процесс. Вам в помощь – образец графика документооборота в бухгалтерии 2017.

Что такое график документооборота в бухгалтерии и зачем он нужен

Одна из ключевых задач любой бухгалтерии – своевременная и качественная обработка документации, связанной с деятельности организации.

Причем количество создаваемых и поступающих документов может достигать таких объемов, с которыми порой сложно справиться. Поэтому необходимо организовать трудовой процесс так, чтобы каждый документ был рассмотрен и обработан в срок.

Для этого нужен график – специальный документ, в соответствии с которым и будет организован документооборот.

График документооборота в бухгалтерии – это внутренний акт, который определяет порядок и сроки представления в отдел (бухгалтерию) первичных документов с целью своевременного их учета и регистрации.

График документооборота в бухгалтерии бланк

График документооборота в бухгалтерии образец 2017

График нужен для упорядочивания движения документов от контрагентов и штатных сотрудников. Наличие такого документа решает сразу несколько задач:

  • определяет порядок создания и движения первичной документации;
  • позволяет своевременно получать документы от контрагентов;
  • определяет меру ответственности сотрудников за непредставление и несвоевременное представление документов в бухгалтерию.

При отсутствии утвержденного графика проблем с документами, скорее всего, не избежать. Это показывает практика. Первичка будет зависать и теряться. А вся ответственность ляжет на главбуха.

В результате могут появиться ненужные проблемы в учете и общении с фондами и налоговиками.

Как пример: инспекторы снимут транспортные расходы по утраченным путевым листам и откажут в возмещении НДС по представленным с опозданием счетам-фактурам.

Чтобы избежать утери и путаницы в бумагах, нужен график документооборота. Чтобы составить и утвердить график документооборота 2017 рекомендуем вам скачать бланк и образец документа на 2017 год:

Таким образом, в любой организации должен быть составлен и утвержден четкий график документооборота с указанием ответственных лиц и сроками составления первичной документации. Такой график должен детально прописывать движение документов от сотрудников, которые отвечают за их составлением, до архива.

Эти стадии движения документов можно отразить либо в виде таблицы, либо в виде схемы. График должен содержать перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление сотрудников и сроки составления и сдачи этих документов.

Образец графика документооборота в бухгалтерии 2017

Разрабатывая график документооборота, организации по большей части руководствуются рекомендациями, которые дал Минфин СССР. Это Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете от 29.07.1983 № 105. Оно не теряет своей актуальности до сих пор. Поэтому, разрабатывая график, можно применять именно этот документ.

Для удобства все документы можно разбить на несколько отдельных групп. Например:

  • документы для контролеров (налоговиков, ФСС, Росстата и т.д.);
  • документы для контрагентов (договоры, допсоглашения, платежки);
  • документы для начисления зарплаты сотрудникам и др.

По группам назначаются ответственные. В графике документооборота указываются перечень сотрудников, которые отвечают за составление и сдачу в бухгалтерию той или иной документации, а также сроки представления первичных документов в отдел.

Например, в графике может быть указано, что водители предприятия после каждой смены в течение 24 часов обязаны представлять в бухгалтерию путевые листы (для списания расходов на ГСМ) и товарно-транспортные накладные (для списания товарно-материальных ценностей со складов).

См. Производственный календарь 2017

См. также производственный календарь на 2019

Также в графике должна быть указана цепочка, по которой документ проходит с момента создания до сдачи в бухгалтерию.

График документооборота может быть прописан и в учетной политике. Здесь отдельном разделе должна быть схема или таблица, описывающие стадии движения документов в организации.

Этапами документооборота являются:

  • оформление и заполнение документа ответственным лицом (продавцом, экспедитором и др.);
  • сдача документа в бухгалтерию;
  • обработка, проверка и учет документа в бухгалтерии;
  • направление документа в архив и хранение документа.

Следует отразить стадии движения документации в графике документооборота в бухгалтерии.

Конкретную форму графика главбух может выбрать по своему усмотрению. Главное, чтобы он содержал перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление и сроки составления и сдачи этих документов в бухгалтерию и архив.

Бланк и образец документа в табличной форме можно посмотреть и скачать по ссылкам ниже.

График документооборота в бухгалтерии образец 2017

График документооборота в бухгалтерии бланк

Как утвердить для бухгалтерии график документооборота

График можно утвердить отдельным приказом руководителя организации. Но в этом случае в учетной политике нужно сделать ссылку на приказ, которым был утвержден график.Бланк и образец – ниже.

Бланк приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии

Образец приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № 52

г. Москва

09.01.2017

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить график документооборота согласно приложению 1 к настоящему приказу.

2. Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера А.С. Глебову.

Генеральный директор ______________ А.В. Львов

Ознакомьте ответственных работников с графиком документооборота под роспись. Лучше всего для каждого такого сотрудника сделать распечатку фрагмента графика, где будет указано, какие документы и в какие конкретно сроки он обязан сдавать в бухгалтерию.

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/51898-grafik-dokumentooborota-v-buhgalterii-obrazets-2017-qqq-17-m06

➤ График документооборота на предприятии образец

График документооборота в бухгалтерском учете

В статье расскажем, почему вам нужен график документооборота, и как составить его самостоятельно за 4 шага. Скачайте заполненные образцы и бланки, чтобы использовать их в работе.

Скачайте и используйте полезные образцы:

Для чего нужен график документооборота в учетной политике

Компания обрабатывает несколько сотен видов документов. Каждое подразделение составляет и исполняет как типовые, так и собственные виды документов, которые сопровождают и подтверждают его деятельность.

При этом специалисты должны составить, исполнить, передать на хранение и уничтожить каждый документ своевременно. Особенно важно вовремя обрабатывать бухгалтерские, финансовые и кадровые документы, потому что сроки их исполнения часто устанавливают законодательно.

Чтобы не пропустить нужную дату и четко регламентировать исполнение документов предприятия, используют специальный график. 

Узнайте основные правила и принципы документооборота 

График документооборота – это полный перечень всех документов предприятия. Его разрабатывают и утверждают в соответствии с Положением и Инструкцией по документообороту.

В графике указывают, кто отвечает за разработку и оформление документов, устанавливают сроки, в которые их нужно составить и передать исполнителям. График документооборота 2019 относят к основным элементам системы внутреннего контроля в компании и считают одним из показателей ее надежности.

Аудиторы во время проверок с большей вероятностью вынесут положительное заключение организации, в которой такой график составили.

Образец инструкции по делопроизводству

Скачать образец

Наличие в компании графика документооборота позволяет:

  • упорядочить документопоток и все процедуры документооборота;
  • оперативно контролировать, в срок ли составляют, обрабатывают и исполняют документы;
  • своевременно формировать отчетные формы;
  • исключить авралы и обеспечить ритмичность работы исполнителей;
  • в установленные сроки формировать дела и передавать их на архивное хранение;
  • гарантировать своевременную обработку документов;
  • в срок получать информацию, которая необходима, чтобы оперативно принимать управленческие решения. 

Кто разрабатывает график документооборота

График можно разработать для всех подразделений, как единый документ, и для одной службы. Последнее подходит для отделов с большим документооборотом. Например, для кадровой или HR-службы, бухгалтерии, финансового отдела, а так же подразделений, в функции которых ходит учет и хранение продукции, комплектующих и товарно-материальных ценностей.

График документооборота первичных учетных документов в подразделении может разработать специалист, который хорошо знает пакет документов службы и установленные для их разработки и исполнения сроки.

Разработку графиков документооборота на крупных предприятиях часто отдают на аутсорсинг — нанимают экспертов или заключают договор с консалтинговой компанией. Оптимальный вариант — сотрудничество экспертов и работников служб компании, которых руководитель назначит ответственными своим приказом.

Чаще компании стараются экономить и обходиться своими силами. В таком случае, будет лучше, если сводный график документооборота на основании графиков подразделений организации составит служба делопроизводства. Но с этим поручением справится и секретарь, если поток документов в компании небольшой. 

6 полезных схем-памяток от журнала «Справочник секретаря», которые помогут вам правильно работать с документами

Скачать 6 схем-памяток

Как составить график документооборота

Унифицированной формы для этого документа нет. В качестве примера вы можете использовать образец графика документооборота, который Минсельхоз РФ утвердил в «Методических рекомендациях по разработке учетной политики в сельскохозяйственных организациях» от 16 мая 2005 года.

То, какие сведения нужно включить в график документооборота вашей компании, зависит:

  • от объема документопотоков и специфики производственной деятельности подразделений;
  • состава подразделений;
  • типов и видов первичной учетной документации, которые используют в подразделении;
  • регламентов составления, обработки и исполнения документов компании;
  • наличия средств автоматизированного учета и документооборота, используемого программного обеспечения.

Полезная подсказка от журнала «Система Кадры». Перечень обязательных и рекомендованных кадровых документов

Скачать таблицу полностью

Пошаговый алгоритм составления графика документооборота

Шаг 1. Определите перечень документов, которые сопровождают деятельность компании и разрабатывают внутри нее. Кроме регулярной первичной документации по кадрам и бухгалтерии включите в перечень разовые документы и те, которые составляют время от времени.

Шаг 2. В подразделениях, которые работают с первичной документацией, назначьте ответственных. Они будут составлять, оформлять и передавать документы на утверждение и исполнение. 

ПримерПо каждому документу в графике назначьте ответственными за составление и оформление:

  • приказа о приеме на работу – сотрудника отдела кадров или службы персонала;
  • протокола общего собрания участников – старшего юрисконсульта;
  • табеля учета рабочего времени – сотрудников по подразделениям;
  • расходных кассовых ордеров (форма КО-2) – бухгалтера-расчетчика.

Шаг 3. Установите сроки, в которые необходимо согласовать, утвердить и передать на исполнение каждый документ.

Шаг 4. Оформите график по удобной вам форме. Чаще всего используют таблицу, содержание граф в которой определяют по потребностям организации и подразделения. 

Пример заполненного графика документооборота 

Скачать образец

Как оформить график документооборота

Используйте упрощенную форму графика, если у вас маленькая компания с небольшим документооборотом. Образец бланка смотрите в начале статьи >>

Для большой компании график документооборота можно составить для каждого подразделения, по форме с разбивкой на операции. 

График документооборота для бухгалтерии 

Скачать образец

ИтогГрафик документооборота позволит оперативно контролировать составление и утверждение документов. Включайте обязанность по соблюдению сроков, установленных графиком, в должностные инструкции сотрудников. Это повысит исполнительскую дисциплину в компании.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210863-grafik-dokumentooborota-19-m6

3. Задача

График документооборота в бухгалтерском учете

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Всероссийский заочный финансово-экономический институт

Филиал в г. Барнауле

Контрольная работа

Барнаул 2010г

1. График документооборота в организации первичного учета

Документооборот – это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота – это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

В график документооборота рекомендуется включать следующие разделы:

1. Порядок создания документа:

– количество экземпляров;

– ответственный за выписку;

– ответственный за оформление;

– ответственный за исполнение;

– срок исполнения.

2. Порядок проверки документа:

– ответственный за проверку;

– кто представляет;

– порядок представления;

– срок представления.

3. Порядок обработки документа:

– исполнитель;

– срок исполнения.

4. Порядок передачи документа в архив:

– исполнитель;

– срок передачи.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.

2. Разработка учетной политики

Учетная политика для целей финансового учета представляет собой принятую организацией совокупность способов ведения бухгалтерского учета (первичное наблюдение, стоимостное измерение, текущая группировка и итоговое обобщение фактов хозяйственной деятельности).

Применительно к управленческому учету учетная политика организации – это принятая ею совокупность способов ведения учета составления отчетности.

ООО «Дружок»»

ПРИКАЗ

ОБ УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКЕ

Приказываю утвердить учетную политику по бухгалтерскому и налоговому учету на 2010 год:

1. Порядок ведения учета на предприятии

1.1. Бухгалтерский и налоговый учет на предприятии ведется бухгалтерией.

1.2. Организация ведет учет с использованием компьютерной техники и бухгалтерской программы.

1.3. Организация использует рабочий план счетов, разработанный на основе типового плана счетов, утвержденного приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н.

2. Учетные документы и регистры

2.1. Хозяйственные операции в бухгалтерском учете оформляются типовыми первичными документами, которые утверждены законодательно. А также формами, разработанными предприятием самостоятельно. Аналитические и синтетические регистры бухгалтерского учета распечатываются не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным.

Малоценные основные средства, которые списываются в бухгалтерском учете единовременно, оформляются первичными документами по учету материалов.

2.2. Налоговый учет ведется в бухгалтерских регистрах и регистрах, разработанных организацией самостоятельно и утвержденных настоящим приказом.

2.3. Все учетные документы хранятся на предприятии в электронной форме в течение пяти лет.

При составлении учетной политики ООО «Дружок» была составлена рабочая таблица, в которой обосновывался выбор отдельных элементов.

ООО «Дружок» приобретает у ОАО «Ветерок» исключительные права на товарный знак, плата за которые составляет 59 000 руб. (в том числе НДС 9000 руб.) и перечисляется единовременно при регистрации договора об отчуждении исключительных прав.

Уп­лату пошлин за регистрацию договора и внесение изменений в Государственный реестр товарных знаков производит ОАО «Ве­терок». Фактическое использование приобретенного товарного знака начато ООО «Дружок» в месяце регистрации договора — в январе 2010г.

В соответствии с учетной политикой для целей бух­галтерского учета амортизация по нематериальным активам на­числяется линейным способом. Оставшийся срок действия исклю­чительного права на товарный знак составляет 5 лет.

Отразить операции в учете ООО «Дружок» со ссылками на требования нор­мативных документов, действующих в бухгалтерском и налого­вом учете.

скачать за 50 руб

после оплаты нажмите на кнопку “Вернуться на сайт” – документ будет скачан автоматически
Скачанный документ будет содержать только материал уже воспроизведенный на сайте.

Источник: https://mirznanii.com/a/20445/grafik-dokumentooborota-v-organizatsii-pervichnogo-ucheta

ovdmitjb

Add comment