Irvuz

Этикет секретаря

Содержание

Этикет секретаря

Этикет секретаря

Секретариат – очень важное подразделение в организации. Перефразируя известное высказывание о театре, который начинается с вешалки, можно сказать, что организация начинается с секретариата (приемной). Секретариат – лицо организации.

Обязанности секретариата

Сотрудники секретариата освобождают руководителя (шефа) от многих работ административного характера, способствуют той организации труда, которая наиболее приемлема для него, т.е. освобождают его от работы рутинного или организационного характера, тем самым дают возможность сосредоточиться на основных направлениях деятельности.

Сотрудники секретариата отвечают на телефонные звонки, принимают и отправляют сообщения по факсу, устанавливают телефонную и прочие виды связи для шефа, подбирают нужную информацию, оформляют документы для служебных командировок, активно участвуют в подготовке и проведении приема посетителей, принимают от посетителей документы на подпись шефу и т.п.

Границы деятельности и ответственности секретариата весьма различны: они зависят от масштаба организации, особенностей характера функционирования организации, от личностных черт того менеджера, которого данный секретариат обслуживает, и т.п. Секретариат может состоять из одного человека – секретаря, а может быть разветвленной и многочисленной службой.

Работа секретариата во многом определяет эффективность деятельности того менеджера, которого он обслуживает.

Деловой этикет секретаря

Теперь укажем на требования делового этикета по отношению к секретарю. Для удобства изложения материала будем говорить об одном секретаре, хотя набор секретарских обязанностей может быть весьма обширен и требовать большего числа сотрудников.

Профессиональный секретарь должен иметь высокий уровень личной культуры, знания, требуемые для выполнения должностных обязанностей, и уметь использовать их на практике в повседневной деятельности.

Работа секретаря в большей степени, чем других сотрудников, требует знаний правил делового этикета, а также определенных природных качеств – доброжелательности, оптимизма, уравновешенности, сдержанности, чувства собственного достоинства.

Секретарь – одна из важнейших должностей организации, так как он контролирует прохождение и правильное оформление документов, полученных от своего руководителя. Если какое-либо третье лицо формирует и печатает тот или иной документ, секретарь держит этот процесс под контролем.

Секретарь своевременно должен напомнить о предстоящих деловых встречах и помочь менеджеру к ним приготовиться. От секретаря также требуется тактично, мягко, но одновременно решительно избавлять своего руководителя от нежелательных или излишних контактов с посетителями. Такая задача возникает в течение даже одного дня многократно.

В тандеме “руководитель-секретарь” обязанности есть не только у секретаря, но и у второй партнерской стороны.

Менеджер в совою очередь должен информировать секретаря о своем местопребывании (если он уходит из кабинета), о своих деловых намерениях на ближайшее время и т.п.

, поскольку секретарь просто не имеет права ответить на вопросы: “Когда придет г-н N?”, “Получил ли г-н N мои документы?” и т.п. – словами: “Не знаю”.

Зарубежные бизнесмены – в частных разговорах, а иногда в деловых письмах – выражают недоумение и недовольство тем, что секретари российских бизнесменов далеко не всегда располагают нужной информацией о том, когда, где и при каких условиях можно увидеться с их шефом, и не могут ответить на довольно примитивные вопросы в рамках сферы своей предполагаемой компетенции.

Укажем на основные обязанности секретаря и соответствующие требования делового этикета.

Работа с почтой: секретарь вскрывает почту, приходящую на имя руководителя, сортирует ее.

С разрешения своего руководителя секретарь может сам ответить на некоторые несложные письма. В некоторых случаях секретарь может принять решение о передаче деловых писем другим сотрудникам, если, например, руководитель в отпуске или отсутствует достаточно долго по другим причинам.

Существует также следующая практика работы с почтой.

Менеджер, просматривая деловые письма и прочую деловую корреспонденцию, коротко сообщает секретарю, что и как нужно ответить на то или иное письмо, а секретарь потом самостоятельно пишет ответы, завершая письмо соответствующими “формулами вежливости”, печатает письмо (или организует печатание) и передает его на подпись. Для самостоятельного написания делового письма нужна высокая квалификация секретаря, знание деловой корреспонденции, принципов ее составления и оформления.

Недопустимо для секретаря накапливать нераспечатанную, неразобранную почту, долго не давать ответа на полученные деловые письма.

Телефонные разговоры. Они должны быть предельно вежливыми, информацию следует передавать кратко, отвечать на вопросы полно, чтобы не вызывать поток новых вопросов.

В теме 16 уже указывалось, что форма ответа на телефонный звонок “Алло” в деловой обстановке недопустима, так как это неофициальный ответ. Отвечая на звонок, следует назвать организацию (или ее отдел, если организация достаточно большая) или должность лица, секретарем которого является тот, кто снял трубку (например, “Приемная ректора N”), затем сказать: “Слушаю Вас”.

Текущая работа. Ежедневно в начале рабочего дня секретарь должен рассмотреть свои прежние записи о делах, намеченных на данный день, выделить среди них главные и неотложные и приступить к их исполнению. Документы следует хранить в папках, каждая из которых имеет специальное назначение.

Деловые встречи. Секретарь напоминает своему шефу о деловых встречах, готовит к ним необходимую документацию, оформляет материалы результатов встречи, контролирует сроки выполнения решений, принятых в ходе деловой встречи.

Секретарь также выполняет ряд других работ по указанию своего руководителя.

Требования делового этикета к внешнему виду и манерам секретаря достаточно просты, однако степень их выполнения часто служит основанием для формирования определенной оценки не только шефа как делового человека, но и организации в целом. Поэтому если секретарь – женщина, недопустимы избыточная косметика, излишние украшения (длинные серьги, много колец).

Предпочтительная одежда для секретаря такая же, как и для любой деловой женщины, – костюм или строгое платье. Исключены джинсы и другая одежда из джинсовой ткани, лосины, брючки в обтяжку; шорты, майки и т.д. Нельзя находиться на работе в босоножках, спортивной обуви, без чулок.

Секретарь выполняет, кроме других, и представительскую функцию в организации, поэтому у него должен быть ухоженный вид, одежда требуется элегантная, модная, но в ее умеренном проявлении (например, длина юбки допускается по моде – до колен, но не выше).

Секретарь имеет личные контакты с большим количеством людей: это и сотрудники организации (однако если организация большая, то секретарь лично знаком далеко не со всеми); это и посторонние посетители, также не всегда знакомые. О необходимости соблюдать вежливость, такт, любезность при таких контактах уже говорилось выше.

Представляется разумным указать на один нюанс: если посетитель ведет себя неэтично, например позволяет себе грубость и т.п., секретарь должен соблюдать спокойствие; более того, не следует указывать посетителю на его неправильное поведение, делать ему замечание, поскольку скорее всего вызовет дальнейшее развитие конфликта.

Источник: https://psyera.ru/3529/etiket-sekretarya

Деловой этикет секретаря

Этикет секретаря

Расскажем, зачем секретарю необходимо знать основы делового этикета и в каких направлениях деятельности без этого просто не обойтись.

Скачайте полезный документ:

Когда секретарю требуется знание основ делового этикета

Деловая этика — это система принятых в обществе морально-нравственных норм, которыми определяют порядок взаимодействия между участниками бизнес-процессов. Деловой этикет — это свод правил и законов поведения, основанная на этих нормах. Знание основ делового этикета необходимо, если человек планирует продвижение по карьерной лестнице или повышение своего профессионального статуса. 

Деловой этикет поможет секретарю или помощнику руководителя:

  • сформировать свой положительный имидж и благоприятный имидж организации;
  • успешно взаимодействовать с руководителем, посетителями, деловыми партнерами и сотрудниками организации;
  • использовать готовые варианты действий в случае форс мажорных и нестандартных ситуаций. 

Деловой этикет компании также формируется в соответствии с ее организационной и корпоративной культурой.

Сложившаяся на предприятии этика деловых отношений является следствием выбранного руководителем стиля управления, того, насколько жестко регламентированы производственные процессы.

Так, например, для сферы IT и рекламы свойственны менее формализованные, свободные нормы деловой этики, для стандартизированного производства — более жесткие. 

Деловой этикет включает в себя группы правил, которые на практике регламентируют такие сферы деятельности секретаря, как:

  • взаимодействие с руководителем;
  • представительские функции на рабочем месте, прием посетителей, общение с сотрудниками компании;
  • организация деловых встреч и совещаний. 

Все виды делового этикета, связанные с функционалом секретаря, призваны облегчить работу за счет выполнения установленных правил. В каждом из перечисленных направлений деятельности этика деловых отношений заложена как основа требований, предъявляемых не только к поведению и манере общения, но и внешнему виду. 

Эксперт журнала «Справочник секретаря» расскажет о том, как сформировать деловой гардероб секретаря экстра-класса

Узнайте все секреты

Основы делового этикета при общении с руководителем

Деловой этикет — это определение подразумевает умение вести себя, но это умение является необходимым дополнением к профессиональной компетентности.

Секретарь или помощник руководителя должен обладать высокими профессиональными качествами, быть компетентным в тех вопросах, которые входят в зону его ответственности.

Только в этом случае он сможет обеспечить грамотное решение этих вопросов, не отвлекая руководителя и заменяя его в случае отсутствия.

Этикет делового общения предполагает своевременное и качественное выполнение как рабочих обязанностей, так и разовых поручений. Руководитель должен быть уверен, что все, что требуется от секретаря будет выполнено в срок и без ошибок. Пунктуальность и обязательность — признаки профессионального соответствия. 

Подсказка секретарю. Как фиксировать задания руководителя в табличной форме

Деловой этикет, основные правила делового общения исключают фамильярность, даже когда у секретаря сложились доверительные отношения с руководителем.

Нарушение субординации недопустимо, так же, как и обращение к руководителю по имени и на «ты».

Но это не исключает проявления внимания и ненавязчивой заботы, например, принять у руководителя пальто, предложить ему чашку чая с его любимым печеньем. 

Секретарь, в силу своих обязанностей, может быть в курсе событий личной жизни своего шефа, но никогда не должен обсуждать ее ни с кем. Единственное, что допускает деловой этикет — это своевременное напоминание руководителю о семейных событиях и днях рождениях, помощь в подборе и приобретении подарков по таким случаям.

И, конечно, понятие деловой этики предполагает сохранение полной конфиденциальности, неразглашения всего, что секретарь или помощник руководителя мог услышать в его кабинете. Этот запрет распространяется и на любые критические замечания в адрес шефа, даже когда он действительно их достоин. 

Понятие делового этикета на рабочем месте секретаря

На вопрос о том, к какому виду этикета относится деловой этикет, можно ответить однозначно — к бизнес этикету. И в отношении секретаря, осуществляющего представительские функции, действуют даже более строгие правила, чем те, которыми регулируются поведение и внешний вид других сотрудников. 

Пройти тест сейчас

Какие требования к внешнему виду устанавливает деловой этикет

Даже в тех компаниях, где нет официального дресс-кода и к внешнему виду сотрудников не предъявляется особых требований, секретарь обязан соблюдать деловой стиль в одежде.

Для женщин этот стиль также, как и для мужчин, предлагает однотонный костюм — брючный или с юбкой, строгого покроя. «Оживит» внешний вид блузка, шейный платок, брошь. В цветовой гамме костюма допускается использовать две-три расцветки, гармонично сочетающиеся друг с другом.

Обувь подбирается в тон к костюму, она должна быть более темной, классического фасона, на невысоком каблуке. 

Подсказка секретарю. Основные оттенки делового гардероба

Полного отказа от украшений деловой этикет не требует. Это может быть дорогая бижутерия или ювелирные украшения в количестве не более трех. Сережки, кольцо и тонкая цепочка — стандартный набор. От крупных бус лучше отказаться совсем, классический вариант — нитка жемчуга, которая подойдет под любой костюм.

Аккуратная стрижка, уложенные в строгую прическу длинные волосы дополнят внешний вид по деловому этикету. При этом нужно отказаться от дешевых заколок, блестящих резинок, любого рода обручей.

Конечно, никакая женщина не сможет отказаться от парфюма, но это и не требуется. Только и в этом случае нужно следовать правилам делового этикета и не использовать духи с резким, пряным ароматом. 

Совет: чтобы не перестараться с любимым ароматом, не наносите духи из распылителя непосредственно на одежду или кожу. Направьте распылитель вверх и один раз нажмите на дозатор, так, чтобы ароматное облако равномерно опустилось на ваши волосы и одежду.

Деловой этикет: основные правила приветствия посетителей

Секретарь — тот человек, который первым встречает посетителей, пришедших к руководителю или обратившихся в компанию. Важно, чтобы первое впечатление от общения с секретарем было благоприятным.

Деловая этика предполагает ровное, непредвзятое отношение к собеседнику. Любого посетителя секретарь должен встретить доброжелательно, с улыбкой.

Вставать при этом не обязательно, если вошел не руководитель или почетный гость. В отличие от общепринятого правила бытового этикета, подавать первой руку женщина-секретарь не должна.

Но она должна ответить на предлагаемое рукопожатие уверенно и твердо. 

Подсказка секретарю. Типы посетителей

Скачать таблицу полностью

Посетителя, который о цели своего визита не оповестил заранее, нужно вежливо попросить представиться и рассказать о цели посещения. На основании этой информации секретарь вправе самостоятельно принять решение о том, доложить ли руководителю о визитере или же записать его на время официального приема.

Визитеру, ожидающему приема или приглашенному в кабинет руководителя, нужно предложить чай или кофе, предварительно узнав о его предпочтениях. 

Основы делового этикета при общении с сотрудниками

Секретарь формально является рядовым сотрудником, но фактически его положение отличается от остальных. Он представляет руководителя, и это следует помнить, общаясь с коллегами. На первом месте для секретаря стоят интересы шефа, но при этом он не должен «задаваться» и обязан относится с уважением к другим сотрудникам. 

Подсказка секретарю. Типы дистанций с окружающими

Чтобы отрегулировать поток обращений работников, секретарю необходимо четко знать структуру предприятия и понимать, какие вопросы входят в компетенцию того или иного подразделения или сотрудника.

На предприятиях со строгой иерархией к руководителю по вопросам производственного характера могут допускаться только начальники подразделений.

В компаниях, где не придерживаются строгой иерархии, секретарь руководствуется положениями делового этикета, принимая решение о важности вопроса и «допуске» посетителя к руководителю.

Знание секретарем основ делового этикета делает его третейским судьей в конфликтных ситуациях и спорах, связанных с организационными вопросами. Это повышает авторитет профессии и статус секретаря. 

Подсказка секретарю. Взаимодействие с внешними и внутренними посетителями

Деловой этикет при проведении встреч и совещаний

Согласно деловому этикету, организационные вопросы по проведению деловых встреч, конференций и совещаний чаще всего поручаются секретарю. Его основной задачей является организационное обеспечение таких мероприятий. Он не только занимается приемом гостей, но и их размещением, если планируется многодневная встреча.

Кроме того, на секретаря возлагается подготовка необходимых документов, проспектов, бюллетеней и других информационных и демонстрационных материалов. Он обеспечивает наличие технических средств, необходимых для демонстрации презентаций и докладов.

Секретарь и его помощники перед началом встречи раздают канцелярские принадлежности и документы, провожают гостей к подготовленным для них, согласно правилам рассадки, местам. В перерывах совещаний секретарь должен обеспечить участников совещания напитками и легкими закусками. 

ИтогЗнание основ делового этикета существенно облегчает секретарю исполнение должностных обязанностей и упрощает общение как с руководителем и коллегами, так и с посетителями.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211000-delovoy-etiket-sekretarya-19-m5

Деловой этикет для секретарей и помощников руководителей

Этикет секретаря

Деловой этикет для секретарей и помощников руководителей – первичная обязанность. К директору приходит большое количество посетителей, обращаются работники предприятия и первого кого они встречают в приемной – это секретаря. Знание норм поведения, умение отвлечь в случае занятости руководителя и создание графика посещений находится в обязанностях помощника. 

Секретарь и руководитель

Правила делового этикета с начальником включают следующие положения:

  • секретарь должен знать свои полномочия и обязанности, иметь высокий уровень компетентности – это позволяет решать часть текущих вопросов в отсутствие руководителя;
  • все поручения должны выполняться безошибочно, своевременно и без отклонений в сторону;
  • деловой этикет секретаря запрещает фамильярность и попытки перейти на «ты» с вышестоящим руководством;
  • в обязанности помощника руководителя входит ненавязчивая забота о директоре, подача горячих и холодных напитков, тактичность и внимательность;
  • планировка рабочего дня – секретарь должен знать время прихода на работу руководителя, часы обеденного перерыва;
  • работник должен помнить обо всех праздниках в семье директора, напоминать о памятных датах, юбилеях, Днях рождения его близких;
  • соблюдение конфиденциальности – незыблемое правило для хорошего секретаря, посторонние не должны знать о планируемых мероприятиях, идеях о дальнейшей работе компании.

Осуждение поступков руководителя или критика в его адрес с коллективом недопустима. Все неловкие рабочие моменты обсуждаются лично с ним и при закрытых дверях, любая информация не должна покидать стены рабочего кабинета.

Секретарь на рабочем месте

Кроме нормативов общения, помощник руководителя должен помнить о собственном имидже. В него входит одежда, макияж, парфюмерия, украшения и аксессуары. Неверно выбранный образ негативно отразится на компании, новые партнеры могут скептически отнестись к совместным проектам.

Приветствие

Любой вошедший в приемную должен видеть доброжелательную улыбку и искреннее желание помочь в его вопросе. Начальство и почетных гостей секретарь должен приветствовать стоя, первым протягивать руку для рукопожатия нельзя, но если возник такой момент, то оно должно быть уверенным и твердым.

Прием посетителей секретарем проходит по следующей схеме:

  • у впервые зашедшего посетителя вежливо интересуются именем, фамилией и отчеством, спрашивают об интересующем его вопросе;
  • директору гостя представляют полным именем, включая отчество, и кратко описывают его проблему;
  • при необходимости ожидания в связи с занятостью начальства, человеку предлагают чай или кофе, в зависимости от предпочтений.

Каждого посетителя заносят в специальную книгу или ежедневник – так проще запоминать их анкетные данные, не путаться в них.

Внешний вид согласно этикету

Норматив делового этикета подразумевает правильно подобранный гардероб, поведение, культурную и грамотную речь. Любое отклонение рассматривается как неуважение к посетителям и руководству.

Одежда

У большинства компаний в регламенте прописан определенный дресс-код, если определенные нормы не предусматриваются, то негласно подразумевается строгий деловой стиль. В него включаются следующие требования:

  • предпочтение отдается костюмам – брючным или с юбкой, исключение составляют строгие, однотонные платья;
  • запрещается облегающая или провокационная одежда, мини-юбки или сильно зауженные брюки;
  • джинсы, спортивная одежда допускаются при отдельных обстоятельствах, выездах компании на мероприятия;
  • цветовая гамма не должна превышать трех цветов, предпочтение отдается черному, темно-синему, коричневому тону;
  • на одежде не должно быть рисунков: абстрактных, геометрических и пр.;
  • под юбку обязательно навевают телесные колготы или чулки;
  • на обуви не должно быть посторонних украшений, предпочтение отдается классическим туфлям на устойчивом каблуке, в тон одежде;
  • секретарь должен своевременно обновлять свой гардероб.

Костюм должен быть максимально удобным – дискомфорт в течение дня негативно отразится на настроении и работе. Многие секретари предпочитают держать на рабочем месте запасную одежду – случайно политый посетителем кофе не должен «украшать» помощника директора весь день.

Украшения и аксессуары

Вычурные украшения находятся под строгим запретом, деловой этикет допускает ношение не больше трех аксессуаров: цепочки, серег, кольца. Плохим тоном считается добавление к образу бантиков, обруча, цветных резинок для волос.

Аксессуары подбираются в соответствии к костюму, к ним относят:

  • элегантную дамскую сумочку;
  • ремень – средней по ширине или узкий, бежевого, черного или натурального оттенка, без декоративных элементов и украшенных стразами пряжек;
  • очки – в классической оправе, черного или металлического цвета;
  • часы – на кожаном ремешке, механические или кварцевые, но не электронные;
  • мобильный телефон – с чехлом демократичного, неяркого цвета, приятной мелодией вызова.

К дополнительным аксессуарам относят, например, органайзер с кожаной обложкой хорошего качества. Уважительное отношение к предприятию проявляется логотипом фирмы на его внешней стороне.

Прическа

Волосам уделяется особое внимание. Элегантная стрижка или строгая прическа – обязательный атрибут помощницы директора. Грязная голова, плохо подстриженные волосы или вылезшие черные корни недопустимы.

Макияж

Для завершения образа используется косметика натуральных, естественных тонов. У секретаря должны быть ухоженные руки – классический маникюр с пастельным цветом лака.

Парфюм

Туалетная вода или духи должны соответствовать деловому имиджу – резкие и насыщенные запахи часто вызывают раздражение у коллег, руководства и посетителей. Легкий, ненавязчивый аромат – лучший вариант выбора.

Будь готов

Помощница директора должна иметь хороший ежедневник – в него вносятся текущие приказы, указания, памятные даты и срочные вопросы. Стакан с работающими ручками и карандашами поможет избежать неприятных моментов, когда необходимо сделать срочные записи, а под рукой нет ни письменных принадлежностей, ни листа бумаги.

Этикет общения секретаря по телефону

Основная работа секретаря заключается в решениях многих вопросов через телефонные звонки. Правила этикета распространяются и на общение со звонящими, нарушение принятых норм может стать причиной увольнения нерадивого помощника.

Звонят вам

При приеме входящего звонка нужно придерживаться правил:

  • снять трубку после первого или второго сигнала;
  • назвать собственное имя и должность;
  • записать ФИО позвонившего, обращаться к нему только по имени-отчеству;
  • весь разговор вести в доброжелательном тоне, с максимальным интересом и вниманием к проблеме собеседника;
  • если возникают форс-мажорные обстоятельства и необходимость прервать разговор, то после извинений спрашивают о том, куда и когда можно перезвонить.

Если ответа на заданный вопрос нет, то не нужно выкручиваться – лучше извиниться и признаться в своей некомпетентности. После выяснения важной для человека информации ему необходимо перезвонить и сообщить о полученных данных – разговоре договариваются заранее. При любом тоне звонящего не нужно прерывать разговор или показывать свое желание положить трубку.

Звоните вы

Исходящие звонки проводятся по алгоритму:

  • уточняется удобное для разговора время – оно должно согласовываться заранее;
  • формулируется цель звонка – проводится предварительная подготовка материалов по проблеме, общий план беседы;
  • при разговоре запрещаются длинные монологи;
  • основные результаты беседы помечаются в ежедневнике.

Итогом разговора должна стать конкретная договоренность – о деловой встрече, визите или прибытии в офис собеседника.

Организация совещаний согласно деловому этикету

Согласно правилам, предварительная подготовка совещания заключается в определении списка документации, их копирования и раздачи всем участникам. Буклеты, графики, средства демонстрации – все, что может понадобиться на коллективной встрече, изучаются заранее.

Порядок совещания проходит по схеме:

  • секретарь встречает всех приглашенных у входа;
  • выдает документы, канцелярские принадлежности: листы бумаги, небольшие блокноты, ручки и карандаши;
  • указывает на заранее распределенные места.

Помощник должен помнить о наличии на презентации напитков, чистой питьевой воды, легких закусок.

Прием посетителей секретарем по этикету

Дата и время приема согласовывается с посетителем заранее, время встречи должно устаивать обе стороны.

Руководитель заранее ставится в известность о стоящем на повестке дня вопросе, о проблеме ему напоминают вторично перед тем, как запустить человека в кабинет.

Если посетитель пришел спонтанно, без предварительной договоренности, то в обязанности секретаря входит решение вопроса о записи на прием или направлении к директору в тот же момент.

Хороший секретарь четко знает свои обязанности, структуру компании и правила решения основных проблем. Если человек интересуется вопросом, находящимся в сфере деятельности другого сотрудника, то он должен перенаправить его к компетентному лицу, не создавая бюрократических проволочек.

После окончания беседы необходимо записать ее результаты, получить от начальства дополнительные приказы и указания. Если в назначенное время директора нет на месте, то перед посетителем нужно извиниться и объяснить причину его отсутствия. Взамен человек направляется к другому специалисту или ему назначается другое время визита.

При ожидании прибытия иностранных бизнесменов помощник должен заранее найти хорошего переводчика. Многие проблемы в бизнесе возникали из-за плохого знания языка, низкой квалификации переводчика.

Деловое общение секретаря с сотрудниками компании

При общении с любым работником предприятия секретарь должен придерживаться правил:

  • уважительно относится к старшим по возрасту коллегам;
  • поддерживать только деловые отношения, без фамильярности и панибратства;
  • сдерживать эмоции, внимательно выслушивать возникшие претензии и проблемы.

Помощник должен помнить о сдержанности, не обсуждать вопросы и темы, относящиеся к руководящему составу. Каждое слово взвешивается и обдумывается, излишне эмоциональное отношение к проблемам может стать первым шагом к потере рабочего места.

Заключение

Азы делового этикета помогают секретарю:

  • удачно формировать свой положительный имидж;
  • поддерживать имя компании;
  • успешно работать с директором, посетителями, партнерами и сотрудниками предприятия;
  • пользоваться готовыми наработками при возникновении форс-мажорных обстоятельств или непредвиденных ситуаций.

В основу делового этикета закладывается принятая в организации культура, дресс-код. Под помощником руководителя подразумевается человек, относящийся к профессионалам своего дела, способный к принятию собственных решений, отличающийся вежливостью, инициативностью, здравомыслием и лояльностью.

Нарушение требований делового общения может полностью разрушить однажды созданный имидж компании, оттолкнуть потенциальных партнеров и заказчиков.

Образ недалекой секретарши, забывающей приказы руководства через несколько минут, сформирован кинофильмами и далек от действительности.

В реальности помощник руководителя владеет информацией о работе компании практически в том же объеме, что и его непосредственное начальство.

Источник: https://etikket.ru/delovoj-etiket/delovoj-etiket-dlya-sekretarej-i-pomoshchnikov-rukovoditelej.html

Деловой этикет секретаря, или как выстроить отношения с руководителем

Этикет секретаря

В работе секретаря очень важно уметь выстроить общение с сотрудниками, посетителями офиса, и, особенно, с руководством. Как правило, секретарь или офис-менеджер тесно взаимодействует с руководителем, и от того, насколько правильно будут выстроены отношения с начальством, зависит не только продвижение по службе, но и комфортность работы в целом.

Давайте разберемся, зачем нужно следовать деловому этикету секретарю и как он помогает в общении с руководителем.

Деловой этикет секретаря

Профессия секретаря предполагает постоянную коммуникацию с людьми и налаживание внутренних и внешних связей компании.

Секретарь — тот человек, который встречает клиентов и партнеров в офисе, доносит важные поручения начальства до коллег и выполняет распоряжения руководства.

Потому для секретаря важны хорошие манеры, эмоциональная сдержанность и умение сглаживать острые углы в общении. Деловой этикет как раз помогает в этом.

Современный деловой этикет — это свод правил, рекомендуемых к применению. Они не обязательны, но значительно помогают при общении с разными людьми в деловом мире и позволяет сформировать положительный имидж компании в глазах клиентов и сотрудников.

Этикет позволяет установить приемлемые для каждого участника беседы границы и продуктивно проводить переговоры.

Следовать деловому этикету — значит быть тактичным, лояльным, доброжелательным к собеседнику, это умение контролировать свои эмоции и вежливо общаться с любым человеком, профессионально разрешать конфликтные ситуации.

Секретарь, который знает и использует деловой этикет в работе, быстрее может продвинуться по карьерной лестнице и завоевать расположение сотрудников и руководства. Умение выстроить здоровые отношения с коллегами и с руководством — важное качество, которое показывает профессионализм сотрудника.

Выстраивание отношений с руководством — дело тонкое, тут нужно учитывать психологические аспекты личности начальника, его темперамент, привычки. Применяя определенные правила при общении с руководством, наладить контакт не составит труда.

Правила отношений руководителя и секретаря

Рабочие отношения — это сложный процесс, который также требует усилий. Особенно сложно правильно установить границы в общении между руководителем и секретарем. За последние годы сложился двусмысленный образ отношений секретаря и руководителя. Анекдотичные ситуации, когда секретарь и руководитель вступают в романтические отношения в наше время нередки.

Но все-таки, большинство секретарей идут на работу за профессиональным развитием, а не личными отношениями. В таком случае, нужно уметь обозначить границы отношений с руководством и твердо пресекать любые попытки нарушить их. Не стоит бояться потерять работу. Большинство начальников предпочтут сохранить деловые отношения и не променяют профессионального помощника на мимолетный роман.

Чтобы уметь правильно выстроить отношения с руководством, стоит понять, какой тип управления характерен для вашего босса. Психологи выделяют несколько типов управления руководителей:

  • Авторитарный. Таких начальников еще называют «тиран» Стиль управления — жесткий, бескомпромиссный, минимум свободы действий у сотрудников. Авторитарный начальник не прислушивается к подчиненным, он считает свое мнение единственно верным. Как правило, люди с авторитарным типом правления холерики. Они экспрессивны, быстро выходят из себя, могут накричать из-за мелочи. Общаться стоит с ними осторожно, но твердо. Не показывайте страх и не робейте, но всегда уважительно говорите. Если начальник не успокаивается, постарайтесь переключить его, например, попросить позвонить кому-либо или открыть окно. Такой прием помогает снизить степень напряженности.
  • Демократический. Работать под таким руководством одно удовольствие. Руководитель-демократ старается быть всем «братом», «другом» на работе. Как правило, в компаниях такого типа управления субординация практически отсутствует. Начальник проявляет живой интерес к личности каждого сотрудника, прислушивается к их мнению и поддерживает инициативы. Демократичный стиль управления способствует благоприятной рабочей атмосфере и считается наиболее эффективным. С начальником просто установить контакт, потому что он сам будет стремиться к этому. С вашей стороны потребуется лишь искренняя заинтерсованность и желание построить здоровые рабочие отношения.
  • Анархический. Характерные черты этого стиля — отсутствие какого-либо согласованности в действиях и минимум контроля, при достаточной демократии. Сотрудники свободно выражают свое мнение, предлагают новые решения, но ответственных за их исполнение нет. В результате такого управления создается неблагоприятный микроклимат. Сотрудники теряют стимул и мотивацию к работе, потому что нет никакого результата. Начальник легкомысленно относится к задачам и практически не контролирует их решения. Чтобы продуктивно взаимодействовать с таким начальником, придется взять на себя большую часть обязанностей. Контроль за решением проблем, за атмосферу и мотивацию сотрудников ляжет на плечи секретаря.
  • Хаотичный. Самый непредсказуемый тип. Руководитель меняет вектор управления — от авторитарного до анархического. В результате, сотрудники не понимают как взаимодействовать с ним, каких действий от них ждет. Секретарь должен уметь замечать, какое «настроение» у начальника сегодня и выстраивать диалог исходя из этого.

Обычно в работе встречаются смешанные стили управления. Но зная особенности каждого, легко можно построить надежные и доверительные отношения с руководителем. И основные правила делового этикета в этом помогают.

Базовые правила делового этикета секретаря

Независимо от типа управления руководителя, секретарь должен всегда следовать основным правилами служебного этикета.

  • Обращаться к руководителю на «вы». Это позволит сохранить нужную дистанцию с руководителем и избежать двусмысленных ситуаций.
  • Всегда быть вежливым и тактичным. Чувство такта очень важно в работе секретаря. Умение замечать перемены в настроениях и не задавать лишних, неуместных вопросов или вовремя удалиться из кабинета. Например, когда начальнику кто-то позвонил не стоит стоять и ждать, пока на вас обратят внимания, лучше оставить его в покое и зайти в кабинет попозже.
  • Говорите «спасибо». Выражайте благодарность боссу за его советы и даже замечания. Так он будет понимать, что вы прислушиваетесь к нему и вам важно его отношение к вашей работе.
  • В любых ситуациях оставайтесь профессионалом. Это значит, что вы должны четко понимать свои обязанности и справляться с ними самостоятельно при отсутствии начальника.
  • Проявлять заботу к своему начальнику. Принести с утра чашку кофе или чая, навести порядок на его рабочем столе. Важно уметь предугадывать просьбы начальника. Такая ненавязчивая забота позволит укрепить отношения, сделать их более доверительными и надежными.
  • Всегда сохранять спокойствие. Даже в конфликтных ситуациях. Даже тогда, когда руководитель не в духе и злится по мелочам.

Как вести себя в конфликтной ситуации:

  • Внимательно слушайте руководителя и задавайте вопросы
  • Свою позицию выражайте спокойно, твердо и уверенно
  • Не позволяйте начальнику переходить на личности и оскорблять вас. Сразу пресекайте это.
  • Возьмите на себя ответственность. Если вы действительно совершили ошибку, примите это и объяснитесь.
  • Постарайтесь сгладить негатив, рассказав или напомнив о положительных решениях, принятых вами.
  • Обратная реакция. Это прием из психологии. Реагируйте на ситуацию иначе, чем ваш босс. Например, он кричит и срывает голос, вы отвечаете ему тихо, спокойно, размеренно. Такой способ позволяет погасить первоначальный пыл начальника и он неосознанно также начнет разговаривать спокойно.

Деловой этикет для секретаря — это не просто набор правил, это руководство к действию.

Именно следования деловому этикету поможет во многих сложных и неоднозначных ситуациях при общении с руководителем.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/5c1bb2c6df0ae400acde23c0

Базовые правила делового этикета

Сотрудники секретариата взаимодействуют с клиентами, партнерами и руководством постоянно. Именно поэтому они должны иметь представление об основных правилах этикета секретаря, которые утверждают, как человек должен быть одет, как разговаривать и вести себя в конфликтной ситуации, а также другие важные аспекты работы.

Свод правил для секретарей отмечает, что человек, занимающий эту должность, должен быть общительным, доброжелательным, иметь хорошие манеры, хорошо одеваться и быть в курсе всех изменений в компании.

Как вести себя в конфликтной ситуации?

В компании нередко возникают спорные и даже конфликтные ситуации. Главное в такой ситуации, не терять присутствие духа и быть уверенным в своих позициях. Доказывать свою точку зрения необходимо твердо, но сдержанно. Не стоит допускать перехода на личности и открытого оскорбления достоинства человека.

Если в работе действительно была допущена ошибка со стороны секретаря, следует смело принять критику и объяснится. Нужно постараться максимально сгладить негатив, возможно поможет приведение удачных примеров из своей деловой практики. Напомните начальнику, сколько пользы вы принесли компании и какие ваши проекты оказались наиболее удачными.

Правила отношений руководителя и секретаря

Этикет секретаря руководителя предполагает четкое представление о структуре предприятия и возможность осуществлять свою трудовую деятельность без участия руководителя. Помощник должен четко знать свои полномочия и уметь их выполнять.

Обращаться к руководству можно только уважительно на «Вы», не допуская фамильярности и других вольностей. При этом не лишним будет проявлять немного внимания в отношении руководителя и обеспечивать ему комфортные условия работы, например, подать чашку любимого кофе в начале рабочего дня.

Секретарь должен знать о всех профессиональных привычках и особенностях руководителя, а помощник еще и о личной жизни босса.

Соблюдение конфиденциальности и недопустимость критики в адрес шефа – качества настоящего профессионала. Неверно обсуждать ошибки руководства с коллегами и высказывать свое личное мнение на этот счет.

Организация совещаний согласно деловому протоколу

Секретарь должен предварительно подготовить переговорную комнату для грамотного проведения совещания. Помещение должно быть чистым и хорошо проветренным, все канцелярские принадлежности расставляются по местам секретарем, а также раскладываются необходимые бумаги и документы. Нередко секретарю приходится обеспечивать участников совещания напитками и закусками.

Секретарь встречает участников у входа в зал, раздавая письменные принадлежности и важные документы. Если предполагается присутствие иностранных граждан, нужно позаботиться о переводчике.

ovdmitjb

Add comment