Irvuz

Деловые дискуссии

Деловая дискуссия – технология • этапы • правила » ДеньгоДел

Деловые дискуссии

Переговоры, совещания, деловые встречи – это неотъемлемая часть любого бизнеса и работы в целом. И в ходе них могут возникать дискуссии или, проще говоря, споры, в которых каждая сторона отстаивает свою точку зрения и пытается добиться желаемого исхода разговора.

В своем большинстве, дискуссии являются крайне полезной формой взаимодействия между деловыми партнерами, коллегами или начальником/подчиненным. Не зря говорят, что в споре рождается истина.

Действительно, если вести дискуссию разумно и рационально, можно найти самое правильное решение сложившейся проблемной ситуации. Однако, чтобы во время делового спора истина всё же «родилась», нужно знать некоторые правила ведения дискуссии.

Если вы и ваш собеседник (-и) будете их соблюдать, и не позволять лишним эмоциям брать верх, то такую дискуссию можно считать конструктивной и плодотворной.

Этапы деловой дискуссии

Во всех книгах о деловом общении можно найти описание этапов, которые проходит каждый деловой спор. Конечно, во время непосредственного живого взаимодействия мало кто начинает вспоминать эти этапы и четко их разграничивать.

Однако, общее понимание того, какой структурой должна обладать дискуссия, поможет правильно выстроить диалог и сделать его именно дискуссией, а не просто разговором «о том, о сём».

Если хотя бы один из этапов пропускается, то дискуссия рискует превратиться в бесконтрольный эмоциональный спор, который не может привести ни к каким конструктивным результатам.

Налаживание контакта

Чаще всего в этот этап входит приветствие, форма которого определяется конкретной ситуацией (сдержанное обращение или дружеское теплое, рукопожатие и т.д.).

Если собеседники ранее не были знакомы друг с другом – а такие дискуссии тоже случаются – то после приветствия должно следовать представление друг другу: имя, занимаемая должность и другие сведения, которые будут необходимы и уместны в данной ситуации.

Определение цели дискуссии

Обе стороны должны четко понимать, какой проблемой вызвана необходимость проведения дискуссии и каких целей нужно достичь в результате.

А вот как именно эти цели будут достигаться, как правило, собеседники и решают в ходе делового спора.

Если того требует ситуация, то нужно также обозначить сроки выполнения поставленных задач, имеющиеся ресурсы или специфические условия решения проблемы.

Выявление мнений участников дискуссии

Каждый участник дискуссии должен заранее сформировать свою начальную позицию относительно имеющейся проблемы и высказать её остальным. Обмен начальными мнениями и заложит фундамент для дальнейшей полемики.

Непосредственно сам процесс дискуссии

Участники приводят различные альтернативные пути решения обговариваемой проблемы, обсуждают плюсы и минусы каждого из них, убеждают друг друга в правильности именно того решения, которое считают наиболее оптимальным, подкрепляя это обоснованными аргументами.

Оценка альтернатив решения проблемы

В ходе непосредственного обсуждения, как правило, некоторые из альтернатив отбрасываются вовсе, некоторые остаются под сомнением, некоторые выходят на первый план и берутся за основу. После того, как было выбрано 3-4 варианта решения проблемы, они еще раз обсуждаются, сравниваются, оцениваются с разных точек зрения.

Выбор оптимального решения

Цель любой дискуссии – прийти к единому объективному мнению, которое будет являться наиболее оптимальным в данной ситуации. Это довольно сложно, особенно, если проблема непростая, а участников дискуссии много. Ключ к легкому выбору оптимального решения – это умение участников спора оценивать каждый вариант с объективной стороны и способность слушать и слышать других высказывающихся.

Правила ведения деловой дискуссии

Несколько правил, соблюдение которых поможет сделать дискуссию эффективной и привести обсуждение к единому рещению:

1. Перед началом непосредственных дебатов должны быть обозначены исходные данные проблемы и некие правила поведения всех участников по время дискуссии. Организатор встречи доводит до сведения участников суть проблемы и разъясняет некоторые моменты процесса обсуждения.

Например, то, как участники должны обращаться друг к другу; как должны задаваться вопросы и даваться ответы на них и т.д.

Такая инструкция необходима, чтобы избежать некорректного обращения, перебивания, проявления бурных эмоций и других явлений, которые могут превратить дискуссию в фарс.

2. Все альтернативы решения проблемы, которые предлагаются участниками спора, должны записываться для удобства их дальнейшего рассмотрения. В идеале, мнения и пути решения должны записываться на доске, которая одинаково хорошо видна всем присутствующим.

3. Если на какой-либо вопрос долго не получается найти рационального ответа или хотя бы обозначить его альтернативы, не стоит на нем зацикливаться. Переходите к следующему вопросу, оставив предыдущий открытым. Возвращайтесь ко всем нерешенным вопросам в конце дискуссии и старайтесь рассматривать их уже с другого ракурса.

4. Все люди, приглашенные на дискуссию, должны иметь право высказываться и активно этим правом пользоваться. Молчащих, равнодушных или со всем согласных людей на таком мероприятии быть не должно, так как такие участники являются абсолютно бесполезными для решения проблемы и делать им на дискуссии в таком случае нечего.

5. Необходимо соблюдать элементарные правила этикета. Каждый участник должен начинать говорить только тогда, когда свою речь закончит предыдущий.

Позволять себе перебивать, переходить на личности, и тем более, оскорблять друг друга, участники дискуссии не должны.

Такие моменты часто встречаются в бытовых спорах, но когда речь идет о деловой дискуссии, поведение собеседников должно быть сдержанным.

6. Каждое суждение, сказанное в противовес другому высказанному мнению, должно подкрепляться объективными аргументами. Фразы по типу «Вы не правы просто потому, что я так считаю», «Такого быть не может и точка» использоваться не должны.

7. Распространенный и очень опасный враг дискуссий – это стереотипы и обобщения. На основе одного лишь факта нельзя делать выводы точно также, как и нельзя допускать любых стереотипных суждений о каком-либо явлении или профессиональной группе.

8. По возможности, нужно подкреплять аргументы цифрами статистики и данными научных исследований. Во-первых, это поможет составить объективную картину обсуждаемой проблемы, во-вторых, такие аргументы всегда лучше убеждают собеседников, чем какие-либо личные выводы.

9. Во время дискуссии необходимо адекватно реагировать на критику вашего мнения со стороны других участников. Если вам говорят «вы не правы» и разумно аргументируют это, стоит задуматься и пересмотреть своё мнение с учетом услышанных замечаний.

Если же вам задали вопрос, ответ на который вам кажется очевидным, не ухмыляйтесь и не насмехайтесь над спросившим, а ответьте на вопрос вежливо и максимально доходчиво.

Возможно, человек не является таким специалистом в данной сфере, как вы, и заданный им вопрос действительно для него непонятен и сложен.

10. Все участники дискуссии должны оперировать только проверенными данными и фактами, и не искажать их в свою пользу. Выдавать чужие удачные мысли и достижения за свои, пытаясь таким образом повысить свой авторитет в глазах других участников – тоже не самая хорошая идея.

11. Доля здорового юмора во время обсуждения допускается, но только доля. Нечастый легкий юмор там, где он уместен, поможет немного разрядить накалившуюся обстановку, но не перестарайтесь с «шуточками» — всё же это деловая беседа, а не игра квн.

Ведение эффективных деловых дискуссий – это искусство, но овладеть им может практически каждый.

Тщательно подготовьтесь к предстоящему обсуждению, сформируйте свою мнение, составьте список вопросов, которые вы хотите задать другим и которые могут задать вам, и настройтесь на открытое восприятие чужих идей и мыслей. И тогда проблема, из-за которой и началась дискуссия, обязательно будет решена мирным способом.

Источник: https://dengodel.com/psychology/222-kak-vesti-delovuyu-diskussiyu.html

Организация и ведение деловых дискуссий

Деловые дискуссии

Статья посвящена вопросам организации и ведению деловых дискуссий. В любой дискуссии велика роль ведущего. Для того чтобы дискуссия велась этично, культурно и необходимо знать типологию участников обсуждения.

Общение является атрибутивным свойством человека, основным способом его жизнедеятельности в обществе.

А для делового человека искусство общения представляет собой важнейшее профессиональное качество, так как коммуникация выступает главным средством реализации задач управления, бизнеса.

Поэтому овладение искусством делового общения необходимо для каждого человека независимо от того, каким видом деятельности он занимается или будет заниматься [1; 2].

Деловая дискуссия – это обсуждение какого-либо спорного вопроса, исследование проблемы, в котором каждая сторона, оппонируя мнение собеседника, аргументирует свою позицию [3].

Чтобы деловая дискуссия была плодотворной, председательствующий должен владеть некоторыми знаниями о технике организации и проведения деловых дискуссий.

При ведении делового совещания следует исходить из того, что приходится иметь дело с разными характерными типами участников обсуждения.

Ниже приведена характеристика особенностей, свойственных каждому такому типу, и даются советы относительно того, как с ними обходиться, и как их при необходимости нейтрализовать.

Такой человек упрямо ни с кем не соглашается, приводит примеры из прошлого личного опыта, постоянно возвращается к вопросам, которые уже решены.

Чтобы нейтрализовать «блокировщика», напоминайте ему о цели и предмете обсуждения, тактично указывайте ему, что он уходит сам и уводит коллег в сторону.

Агрессор

Такой человек критикует всех подряд, демонстративно не соглашается с тем, что предлагается.

Чтобы нейтрализовать «агрессора», на любое его высказывание и опровержение задавайте ему вопрос о том, что в сложившейся ситуации предлагает он сам? Напоминайте ему, что излишняя критика лишает дискуссию конструктивности, гасит желание высказывать предложения и обсуждать их.

Прыгающий с темы на тему

Такой человек в ходе дискуссии постоянно меняет тему разговора.

Чтобы нейтрализовать «прыгающего с темы на тему», останавливайте его вопросами типа: «Разве мы закончили рассмотрение предыдущей проблемы?» Или: «Разве то, что вы говорите, относится к нашему сегодняшнему совещанию?» и т.п.

Такой человек не хочет участвовать в общем обсуждении, бывает во время него молчалив и рассеян.

Чтобы активизировать «удалившегося», предлагайте ему высказываться и вносить свои предложения с помощью вопросов: «А что вы думаете относительно сказанного?», «Какие предложения есть у вас?» и т.п.

Доминирующий

Такой человек во время дискуссии пытается захватить власть и манипулировать присутствующими.

Чтобы нейтрализовать «доминирующего», спокойно и уверенно останавливайте его высказывания своим предложением: «Ваше мнение – это лишь одна из возможных альтернатив. Давайте послушаем и другие точки зрения».

Адвокат дьявола

Такой человек во время дискуссии специально задаёт «острые» вопросы, заведомо ведущие присутствующих в тупик, всеми способами блокируя совещание и стремясь к его провалу.

Чтобы нейтрализовать «адвоката дьявола», нужно либо вовремя оценивать его вопросы: «Ваш новый вопрос уводит нас от рассматриваемой проблемы» и т.п.

, либо акцентировать внимание на неоправданной полемичности и провокационности его заявлений, либо переадресовывать его вопрос ему же для ответа: «А сами вы, что думаете по этому вопросу?», «Мы бы хотели услышать ваш вариант ответа на ваш же вопрос» и т.п.

Ищущий признания

Такой человек во время дискуссии хвастает, много говорит, стремясь утвердить свой статус.

Чтобы нейтрализовать «ищущего признания», задавайте вопросы, показывающие, что его высказывания – это рассуждения о самом себе, а не о деле и сути обсуждаемой проблемы: «Можно ли использовать то, что вы нам сообщили, для решения обсуждаемого вопроса?» и т.п.

Повеса

Такой человек во время дискуссии тратит время собравшихся, «пуская пыль в глаза», рассказывает развлекательные истории, анекдоты.

Чтобы нейтрализовать «повесу», каждый раз задавайте ему один и тот же вопрос: «Соответствует ли ваше высказывание теме совещания?»

Во время дискуссии оппонента приходится критиковать. Однако использовать критику, даже конструктивную, следует очень осторожно и в ограниченных количествах. Поэтому для успешного использования критики целесообразно придерживаться ряда правил, которые выработаны многолетним практическим опытом проведения деловых дискуссий [4].

Правила, которые следует соблюдать критикующей стороне:

  • В процессе критики следует непременно избегать проявлений раздражения, гнева, злости, пренебрежения по отношению к оппоненту. Не стоит напоминать ему о каких бы то ни было ошибках, совершённых им в прошлом. Свою неудовлетворённость от высказанного оппонентом мнения, точки зрения, предложения можно демонстрировать только тоном голоса, но не позой, жестами, мимикой.
  • Критиковать лучше всего с глазу на глаз, поскольку присутствие посторонних не только ослабляет восприятие критики, но и усиливает защитную реакцию. Совершенно недопустимо критиковать оппонента «за спиной», когда он не имеет возможности вам возразить.
  • Разговор следует вести без эмоций, в спокойном тоне и так, чтобы у собеседника не возникло ощущения безысходности.
  • Нельзя требовать от оппонента немедленного открытого признания собственных ошибок: вполне достаточно того, что он внимательно выслушал ваше критическое замечание.
  • Любую критику эффективнее всего начинать с самокритики.
  • Никогда не стоит извиняться за критику, ибо это не столько признак вежливости, сколько признак неуверенности в своей правоте.

Правила, которые следует соблюдать критикуемой стороне:

  • Не считайте, что критикующий вас оппонент настроен к вам враждебно и желает вам только зла.
  • Сохраняйте спокойствие, скрывая своё плохое настроение, проявляя внимание к тому, что говорит критикующий вас оппонент.
  • Не отшучивайтесь, не пытайтесь менять тему разговора.
  • Если критическое замечание высказано в виде шутки, намёка, следует уточнить, что именно критикующий имел в виду, а не домысливать это за него и приписывать ему то, что он в виду может быть и не имел.
  • Дайте критикующему вас оппоненту понять, что критика вами воспринята, и все замечания будут внимательно изучены и по возможности учтены [5].

В практике проведения деловых дискуссий очень часто возникают непредвиденные ситуации, которые могут оказать весьма существенное (причём – отрицательное) влияние на их итоги.

Непредвиденные ситуации в деловых дискуссиях могут возникать, как вследствие целенаправленных попыток оппонентов помешать принятию запланированных решений, так и в результате их неуравновешенности, чрезмерной эмоциональности.

Для преодоления сложных ситуаций рекомендуется действовать следующим образом:

  • Всё время сохраняйте спокойствие.
  • Фиксируйте высказанные мнения без немедленного их комментирования. Поспешные комментарии, как правило, способны только усугубить ситуацию.
  • Попытайтесь дать участникам расслабиться с помощью горячих или прохладительных напитков, разрешив курить или даже объявив перерыв. Цель перерыва – предоставить сторонам время на размышление, а также на приведение в порядок чувств и мыслей, восстановление спокойствия и преодоление излишней эмоциональности.
  • Дайте участникам как можно больше времени, чтобы успокоиться, так как в этом случае повышается вероятность, что дискуссия всё-таки войдёт в нужное русло.
  • Если возможно, добивайтесь отсрочки решения, чтобы провести более подробное изучение спорного вопроса.
  • Вынося решение под давлением, следует принимать только решения, носящие временный характер.
  • Если принятое решение носит временный характер, то одновременно должна быть определена дата принятия окончательного решения [6].

В заключение отметим, что овладение деликатной манерой общения требует специальных знаний по этикету вообще и управленческому – конкретно. Но главное состоит в практическом умении быть деликатным. Возрастание нравственного фактора в бизнесе и управлении – закономерность цивилизованной экономики, о чем убедительно свидетельствует опыт развитых стран мирового сообщества [7].

Источник: https://novainfo.ru/article/5066

Как вести деловую дискуссию

Деловые дискуссии
Переговоры, совещания, деловые встречи – это неотъемлемая часть любого бизнеса и работы в целом. И в ходе них могут возникать дискуссии или, проще говоря, споры, в которых каждая сторона отстаивает свою точку зрения и пытается добиться желаемого исхода разговора.

В своем большинстве, дискуссии являются крайне полезной формой взаимодействия между деловыми партнерами, коллегами или начальником/подчиненным. Не зря говорят, что в споре рождается истина.

Действительно, если вести дискуссию разумно и рационально, можно найти самое правильное решение сложившейся проблемной ситуации. Однако, чтобы во время делового спора истина всё же «родилась», нужно знать некоторые правила ведения дискуссии.

Если вы и ваш собеседник (-и) будете их соблюдать, и не позволять лишним эмоциям брать верх, то такую дискуссию можно считать конструктивной и плодотворной.

1. Налаживание контакта

Чаще всего в этот этап входит приветствие, форма которого определяется конкретной ситуацией (сдержанное обращение или дружеское теплое, рукопожатие и т.д.).

Если собеседники ранее не были знакомы друг с другом – а такие дискуссии тоже случаются – то после приветствия должно следовать представление друг другу: имя, занимаемая должность и другие сведения, которые будут необходимы и уместны в данной ситуации.

2. Определение цели дискуссии

Обе стороны должны четко понимать, какой проблемой вызвана необходимость проведения дискуссии и каких целей нужно достичь в результате.

А вот как именно эти цели будут достигаться, как правило, собеседники и решают в ходе делового спора.

Если того требует ситуация, то нужно также обозначить сроки выполнения поставленных задач, имеющиеся ресурсы или специфические условия решения проблемы.

3. Выявление мнений участников дискуссии.

Каждый участник дискуссии должен заранее сформировать свою начальную позицию относительно имеющейся проблемы и высказать её остальным. Обмен начальными мнениями и заложит фундамент для дальнейшей полемики.

4. Непосредственно сам процесс дискуссии

Участники приводят различные альтернативные пути решения обговариваемой проблемы, обсуждают плюсы и минусы каждого из них, убеждают друг друга в правильности именно того решения, которое считают наиболее оптимальным, подкрепляя это обоснованными аргументами.

5. Оценка альтернатив решения проблемы

В ходе непосредственного обсуждения, как правило, некоторые из альтернатив отбрасываются вовсе, некоторые остаются под сомнением, некоторые выходят на первый план и берутся за основу. После того, как было выбрано 3-4 варианта решения проблемы, они еще раз обсуждаются, сравниваются, оцениваются с разных точек зрения.

6. Выбор оптимального решения.

Цель любой дискуссии – прийти к единому объективному мнению, которое будет являться наиболее оптимальным в данной ситуации. Это довольно сложно, особенно, если проблема непростая, а участников дискуссии много. Ключ к легкому выбору оптимального решения – это умение участников спора оценивать каждый вариант с объективной стороны и способность слушать и слышать других высказывающихся.

ovdmitjb

Add comment